Guide pour l'organisation d'évènement spécial

Organisateurs d'un évènement

Chaque année, le Canton de Champlain reçoit de nombreuses demandes de la part d’individus et de groupes pour organiser des événements spéciaux sur les routes municipales, les parcs publics et les installations municipales. Ces événements varient en termes de clientèle, d’objectif, de taille, de coûts et de complexité. La gestion de ces événements spéciaux exige que le personnel municipal assure une certaine coordination avec les organisateurs d’événements afin de garantir le déroulement sécuritaire et adéquat de l’événement.

Sur cette page

  1. Guide pour l'organisation d'évènements spéciaux, formulaire de demande et processus d'application
  2. Plan du site et carte itinéraire
  3. Qu'est-ce qui est considéré comme un évènement spécial?
  4. Subventions et financement
  5. Dispositions générales
  6. Exigences en matière d'évènements (A à Z)
  7. Exigences en matière de santé et sécurité (A à Z)
  8. Exigences en matière d'assurance
  9. Coordonnées

Guide pour l'organisation d'évènements spéciaux

Le Guide pour l’organisation d’événements spéciaux a pour objectif de réunir dans un seul manuel l’ensemble des politiques et procédures utilisées par les différents organismes et services du Canton de Champlain pour traiter les demandes d’événements spéciaux. Il représente également la politique approuvée par le Conseil municipal concernant l’organisation d’événements sur les routes, les parcs et les installations de la municipalité, ainsi que les droits et les frais associés aux services connexes offerts par le Canton de Champlain.

Le présent Guide pour l’organisation d’événements spéciaux est conçu pour aider les organisateurs d’événements à utiliser efficacement les ressources du Canton dans la planification de leurs événements. 

La plupart des événements spéciaux représentent un investissement important en temps et argent. Lorsqu’ils sont bien conçus et planifiés, ils peuvent rapporter des bénéfices importants aux organisateurs et au Canton de Champlain. Les événements fructueux ne sont pas le fruit du hasard. Ils sont le résultat :

  • d’un leadership responsable;
  • d’une planification préalable minutieuse;
  • de bonne organisation;
  • d’une planification des imprévus; et
  • d’un « suivi » méthodique des détails.

Le coordonnateur des événements communautaires (CEC) du Canton sera la principale personne-ressource pour le traitement des demandes d’événement. Les informations suivantes sont destinées à servir de guide aux organisateurs d’événements et peuvent être utilisées pour évaluer le type de soutien dont ils pourraient bénéficier.

 Étape 1 - Commencer la planification en avance

Il se peut que vous deviez faire des demandes de permis municipaux pour des fermetures de routes, des exceptions à des règlements municipaux ou des enseignes, par exemple. Nous vous recommandons d'entamer les démarches plusieurs mois à l'avance.
Délais recommandés pour soumettre une demande
Type de demandeNombre de jours avant l'évènement
Demande d'évènement spécial 120 jours
Demande de fermeture d'une route municipale 30 jours
Demande de fermeture d'une route de comté 45 jours
Demande de fermeture d'une route provinciale 60 jours
Demande d'exception au règlement de bruit 30 jours

Étape 2 - Remplir une demande d'évènement spécial

Une fois que vous êtes prêt à présenter votre demande, veuillez remplir le formulaire électronique de demande d'événement spécial au moins 120 jours avant l'événement.

* Les permis d’événements spéciaux ne seront pas délivrés pour les fonctions privées et les événements fermés tels que les réunions de famille et d’entreprise.

Le formulaire vous invite à réfléchir aux services dont votre événement aura besoin et fournit à notre personnel les informations dont il a besoin pour comprendre votre événement.

Une autorisation est requise pour tout événement spécial dans le Canton de Champlain qui a lieu sur une route, une réserve routière, un stationnement, un espace ouvert, un trottoir ou tout autre lieu appartenant à la municipalité, lorsque l’événement comprend l’un des éléments suivants : vente ou distribution de nourriture au grand public, alcool, feux d’artifice, amplification du son, tentes, manèges, utilisation d’électricité, clôtures et participation prévue de plus de 150 personnes. Pour les événements spéciaux se déroulant dans des installations ou des parcs municipaux, un contrat de location récréative doit être signé et approuvé par le Service des parcs et loisirs. L’organisateur de l’événement doit indiquer ce dont il aura besoin dans le formulaire de demande d’événement spécial.

Documents à soumettre avec la demande d'évènement

  • Copie de l’attestation d’assurance
  • Plan du site ou itinéraire de l’événement
  • Programmation
  • Plan d’urgence

Autres documents qui pourraient être exigés

  • Contrat de location des installations
  • Liste de tous les camions de nourriture et/ou boissons (Food Truck)
  • Permis pour les aires de stationnement privées
  • Permis de circonstance (PC)
  • Permis de tente (Canton de Champlain, département de la construction)
  • Plan de stationnement pour l’événement
  • Permis de feu (canton de Champlain, Service des incendies)

Étape 3 - Révision de la demande

Le coordonnateur des événements communautaires (CEC) vous contactera dans les 10 jours ouvrables pour discuter de votre événement. Le coordonnateur des événements communautaires (CEC) communiquera avec vous et s’occupera de votre dossier. Le CEC sera la principale personne-ressource pour le traitement de votre demande d’événement dans le Canton de Champlain.

L'équipe de révision des événements spéciaux (ERES) évaluera votre demande dûment remplie et votre plan de site. Il est possible que vous ayez à apporter des modifications à votre demande ainsi qu'aux documents justificatifs (assurance, permis d'événements spéciaux, permis, etc.).

L’équipe de révision des événements spéciaux (ERES) est un comité composé de divers membres de l’administration municipale qui s’occupent, d’une manière ou d’une autre, d’événements spéciaux. L’ERES comprend le coordonnateur des événements communautaires (spécialiste en communication ou son délégué), le directeur des parcs et loisirs, le directeur des travaux publics, le chef du service du bâtiment, l’officier de la réglementation, le directeur des services des incendies et le greffier, ou leurs représentants.

Étape 4 - Approbation de la demande

Une réunion sera organisée avec l’Équipe de révision des événements spéciaux (ERES) si nécessaire.

L'ERES ou le CEC établira les conditions dans lesquelles l'événement se déroulera, ce qui peut inclure une visite du site et la participation d'organismes externes.

Une inspection avant et pendant l’évènement peut également être requise en fonction de l’emplacement de l’événement, tel que déterminé par le Canton.

Une fois que toutes les exigences de l'événement sont remplies et reçues par le ERES, vous recevrez l'approbation de réaliser votre événement, y compris toutes les conditions opérationnelles nécessaires.

Guide pour l'organisation d'évènements spéciaux Formulaire de demande d'évènement spécial


Plan du site et carte itinéraires

Un plan du site proposé détaillant la disposition souhaitée de l’événement doit être inclus dans la demande d’événement et est obligatoire pour recevoir le soutien du Canton pour les événements spéciaux. Veuillez inclure les éléments suivants, s’ils sont pertinents, sur le plan du site ou la carte itinéraire, avec autant de détails que possible :

Éléments qui doivent se retrouver sur le plan de site et/ou la carte

Le plan du site ou la carte itinéraire doit être lisible, et les noms des rues, l’itinéraire et les détails de l’événement doivent être clairement indiqués (nom, date et lieu de l’événement). 

  • Emplacement de toutes les tentes, structures temporaires ou permanentes, y compris les scènes, les podiums, les clôtures, etc.
  • La taille des tentes doit être clairement indiquée sur le plan du site.
  • Les routes et les parcs doivent tous être identifiés de manière appropriée.
  • Localisation des barricades et des fermetures de routes sur une carte.
  • Stationnements accessibles, stationnements pour vélos, parcs de stationnement.
  • Entrées de l’événement, mesures du périmètre et sorties de secours.
  • Extincteurs, stockage de propane.
  • Emplacement du poste ou du bureau d’information de commandement, du poste médical et du poste de premiers soins.
  • Points d’accès des véhicules d’urgence et toutes les sorties et entrées (tant pour les urgences que pour le public).
  • Point d’accès des véhicules au site, accès et itinéraires pour les voiturettes de golf.
  • Emplacement des zones d’activités et de programmation de l’événement (vendeurs, zoos pour enfants, structures gonflables).
  • Carte de l’itinéraire – points de départ et d’arrivée, aires de repos et routes clairement indiquées.
  • Stations de lavage et de désinfection des mains.
  • Placement des vendeurs indiquant les exigences en matière de distanciation physique.
  • Circulation – flèches directionnelles.
  • Places d’assise pour les cercles sociaux.
  • Points d’entrée et de sortie.

Qu'est-ce qui est considéré comme un événement spécial ?

Un événement spécial est défini comme suit :

« Activité ou série d’activités planifiées, destinées à attirer des personnes dans un but précis, avec un programme ou un calendrier d’événements. »

Les principales caractéristiques d’un événement spécial sont les suivantes :

  • ouvert au public;
  • objectif principal est la célébration ou la présentation d’un thème spécifique;
  • comporte des dates et heures d’ouverture et de fermeture préétablies; et
  • comporte une programmation qui peut consister en plusieurs activités différentes (célébrations, activités culturelles, spectacles, événements sportifs, festivals, carnavals, etc.).

Subventions et financement

Le Canton de Champlain a créé 2 sources de financement pour aider les organismes communautaires locaux à offrir des programmes et des services et à réaliser des projets spéciaux :

  • Subvention communautaire – financement qui est fourni directement à l’organisme sans but lucratif.
  • Subvention d’utilisation des installations – permet d’utiliser gratuitement les salles communautaires du Canton.

Chaque demandeur sollicitant un financement devra demander et remplir le formulaire de demande et soumettre des copies aux fins de présélection au comité des subventions et du financement, au plus tard le 15 octobre de l’année précédant l’événement.

Pour plus d’information ou pour soumettre une demande, consultez le site Web du Canton de Champlain à l’adresse www.champlain.ca/fr/doing-business/municipal-grants.aspx. Pour obtenir des renseignements sur les subventions provinciales, visitez le www.grants.gov.on.ca.


Dispositions générales

  • L’organisateur de l’événement doit se conformer à toutes les lois et à tous les règlements applicables.
  • Une autorisation est requise pour tout événement spécial dans le Canton de Champlain qui a lieu sur une route, une réserve routière, un stationnement, un espace ouvert, un trottoir ou tout autre lieu appartenant à la municipalité, lorsque l’événement comprend l’un des éléments suivants : vente ou distribution de nourriture au grand public, alcool, feux d’artifice, amplification du son, tentes, manèges, utilisation d’électricité, clôtures et participation prévue de plus de 150 personnes. Pour les événements spéciaux se déroulant dans des installations ou des parcs municipaux, un contrat de location récréative doit être signé et approuvé par le Service des parcs et loisirs. L’organisateur de l’événement doit indiquer ce dont il aura besoin dans le formulaire de demande d’événement spécial.
  • Les permis d’événements spéciaux ne seront pas délivrés pour les fonctions privées et les événements fermés tels que les réunions de famille et d’entreprise.
  • Si des articles sont vendus ou si des dons sont acceptés, l’organisateur de l’événement doit préciser dans quel but les recettes sont collectées.
  • Tout dommage aux routes, parcs ou installations sera à la charge de l’organisateur de l’événement.
  • L’organisateur de l’événement est responsable du nettoyage des routes, des parcs et des installations, ainsi que du nettoyage et la collecte de tous les déchets rapidement après la fin de l’événement. Si le nettoyage n’est pas effectué dans les délais prescrits, le Canton de Champlain s’en chargera, et des frais de recouvrement des coûts seront imposés à l’organisateur de l’événement.
  • Le Canton de Champlain peut ajouter à l’autorisation des conditions jugées nécessaires pour assurer la sécurité publique, protéger la propriété du Canton ou s’assurer que les utilisateurs des routes, des parcs et des installations peuvent les utiliser sans tracas.
  • Si un événement se déroule dans le respect de toutes les conditions, les organisateurs de l’événement auront la priorité pour réserver l’utilisation de la route, du parc et des installations à la même date l’année suivante. Les demandes doivent être faites au début de la nouvelle année par le biais du processus de demande habituel après l’événement.
  • Tout agent de police, agent des infractions provinciales ou employé du Canton dont les fonctions comprennent l’application des règlements municipaux et d’autres lois et règlements provinciaux est autorisé à demander à toute personne qui, selon cet agent ou cet employé, contrevient ou a contrevenu à une disposition du présent règlement :
    • de cesser l’activité qui cause ou contribue à la contravention;
    • de retirer ou faire retirer cette personne de cette zone et de l’activité en cause;
    • de contribuer à la contravention; ou
    • de faire sortir cette personne de la route, de l’installation ou du parc. 

 Non-responsabilité

  • Le Canton de Champlain n’est pas responsable des accidents ou des dommages aux personnes ou aux biens dû à une autorisation d’événement spécial.
  • Une autorisation d’événement spécial n’est pas transférable et ne peut être utilisée qu’aux dates et heures indiquées.
  • Le Canton de Champlain se réserve le droit de modifier les exigences selon ce qui est jugé approprié pour l’événement spécial.
  • L’organisateur de l’événement doit s’assurer que l’organisation et tous les participants et spectateurs respectent l’ensemble des conditions, règlements, codes et exigences applicables.
  • Lorsque l’événement a lieu sur une propriété municipale, un dépôt de garantie peut être exigé, selon la taille et la nature de l’événement. 

Exigences relatives aux événements

Nous vous guiderons à travers toutes les exigences municipales, régionales, provinciales et fédérales.

Accessibilité

L’accessibilité consiste à donner aux personnes de toutes capacités la possibilité de participer pleinement à la vie quotidienne. L’intégration de l’accessibilité lors de la planification d’un événement aide à faire en sorte que tout le monde se sente bienvenu, entraînant généralement une plus grande augmentation et une expérience plus agréable pour tous. Le Canton de Champlain s’attend à ce que tous les événements organisés à Champlain soient le plus accessibles possible et conformes à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

 Un événement accessible pour les visiteurs, les participants et les bénévoles pourrait inclure :

  • des places de stationnement accessibles bien placées et clairement signalées;
  • des espaces de visualisation des produits de divertissement;
  • des toilettes situées sur des allées pavées pour en faciliter l’accès;
  • l’utilisation d’une signalétique directionnelle placée bien en vue sur le lieu de l’événement (pour indiquer la voie de déplacement sans obstacle) vers :
    • l’emplacement des toilettes accessibles;
    • des places assises et autres commodités accessibles; et
    • certains biens et services à l’événement.

Pour en savoir plus, nous encourageons les organisateurs d’événements à consulter une ressource gratuite sur la planification d’événements intitulée Organiser des événements accessibles : Pour que tous se sentent les bienvenus, offerte par Service Ontario.

Assurances

Les organisateurs d’événements doivent obligatoirement souscrire une assurance pour tout événement. Cette assurance doit également être mise à jour de temps à autre.

Tout événement spécial doit être protégé par une assurance responsabilité civile générale valide qui doit :

  • contenir une clause désignant le bénéficiaire dans l’intérêt du Canton de Champlain sur la police;
  • indiquer la période couverte par la police d’assurance (la date de début et la date d’expiration de la police);
  • être pour un montant minimum de 2 000 000 $ par événement;
  • indemniser le Canton de Champlain contre toute réclamation de quelque nature que ce soit découlant d’un acte de négligence de la part de l’organisateur de l’événement ou de ses mandataires;
  • inclure le Canton de Champlain comme assuré supplémentaire; et
  • être sous une forme et auprès d’un assureur à la satisfaction du Canton de Champlain.

L’organisateur de l’événement est tenu d’informer le Canton de Champlain de tout changement important ou de toute résiliation de son assurance responsabilité civile générale dans les 15 jours suivant ce changement.

L’organisateur de l’événement doit soumettre une attestation d’assurance à la CEC au moins 30 jours avant la date de début de l’événement.

L’attestation d’assurance doit indiquer l’emplacement et l’activité de l’assuré désigné pour lequel elle est émise. L’assureur doit être autorisé à exercer ses activités dans la province de l’Ontario.

Toutes les polices d’assurance doivent préciser qu’elles ne peuvent être résiliées ou modifiées pour réduire la couverture, à moins que l’assureur n’ait donné un préavis écrit de 30 jours au Canton de Champlain.

Le Canton se réserve le droit, à sa seule discrétion, d’exiger des types de couvertures d’assurance supplémentaires et de fixer des montants de garantie plus élevés selon la nature de l’événement et le type d’activité ou les activités prévues pendant l’événement (p. ex., feux d’artifice, structures gonflables, manèges, vente de boissons alcoolisées). Le Canton peut également exiger des renonciations et des inspections de risques à la discrétion du Bureau de la gestion des risques et de l’assureur du Canton.

Si votre événement comporte des vendeurs, chacun d’entre eux doit souscrire sa propre assurance et vous en fournir une copie. Vous devez vous assurer qu’ils vous désignent comme assuré supplémentaire sur leur police d’assurance.

Consultez la section Exigences en matière d’assurance pour obtenir de plus amples renseignements.

Chaises mobiles 

Si un événement nécessite d’installer des sièges mobiles dans un lieu de rassemblement (tel qu’un spectacle ou une conférence), les chaises en rangées doivent être disposés tel que décrit ci-dessous :

  • les allées menant aux sorties doivent avoir moins de 7 chaises entre un siège et l’allée la plus proche pour un montage en mode assemblée.
  • la largeur des allées doit être d’au moins 750 mm pour un événement de 60 sièges ou moins, et de 1100 mm pour un événement de plus de 61 sièges;
  • la distance à parcourir pour atteindre une porte de sortie par un couloir doit être inférieure à 30 m, sauf dans les zones équipées de gicleurs où la distance à parcourir ne doit pas être inférieure à 45 m; et
  • pour un événement de plus de 200 sièges, les sièges doivent être fixés par unités de 4 à 12 sièges, ou chaque siège à l’extrémité vers une allée doit être solidement fixé au sol OU la largeur de l’allée peut être augmentée de 50 % par rapport à l’exigence et lorsque le nombre maximal d’occupants est basé sur au moins 1,2 m2 de surface utile par personne.

Creuser, planter et clôturer

Il y a des services publics souterrains enfouis sur de nombreuses propriétés du Canton. Avant d’installer des clôtures, des tentes, des poteaux, des piquets ou de creuser, il faut obtenir l’autorisation du Canton et un certificat de localisation auprès d’Ontario One Call. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer.

Si des marquages au sol sont nécessaires pour des événements spéciaux dans des parcs municipaux, elles seront prises en charge par le Canton de Champlain, et tous les frais seront facturés à l’organisateur de l’événement.

Déchets et recyclage

L’organisateur de l’événement est responsable des déchets produits, ce qui inclut le ramassage régulier des déchets et des conteneurs de recyclage afin de garantir un environnement propre et sain.

Le Canton de Champlain peut fournir du personnel pour la collecte des ordures et l'installation de poubelles et de bacs de recyclage supplémentaires, sur demande. Des frais peuvent être exigés pour ce service.

Divertissement et licence musicale

Les organisateurs d’événements doivent s’assurer que les divertissements associés à l’événement sont de nature positive pour le plaisir des adultes et des enfants présents. Le langage grossier ou vulgaire, la nudité ou toute forme de blasphème ne seront pas tolérés.

Une licence de la SOCAN ou de ReSound est requise pour tout événement comportant de la musique (musique de fond, musique occasionnelle, groupes qui jouent leur propre musique, spectacles musicaux, etc.). Entandem est une coentreprise de RÉ:SONNE et SOCAN et administrera les licences de musique enregistrée et de musique en direct communes à RÉ:SONNE et à la SOCAN. Visitez le site Web d’Entandem pour plus d’information.

Équipement municipal

Tout équipement ou accessoire nécessaire à l’installation, au fonctionnement et au nettoyage de l’événement est la responsabilité de l’organisateur de l’événement. Le Canton de Champlain ne prête pas d’équipement municipal pour des évènements extérieures, sauf certaines exceptions. Si de l’équipement est prêté, un formulaire de prêt doit être rempli et signé par les deux parties.

Fermeture de routes

Les demandes de fermeture de routes doivent être indiquées dans le formulaire de demande d’événement spécial et soumises au moins 30 à 60 jours avant l’événement (ex. pour un événement de cyclisme, de course à pied, de marche, de défilé ou de festival dont le programme prévoit la fermeture de routes).

Si la fermeture de route concerne une route municipale, elle doit être détaillée dans le formulaire de demande d’événement spécial avec un plan du site demandant la fermeture de route indiquant les dates, heures, routes et itinéraires, ainsi qu’une liste des activités qui auront lieu lors de l’événement. Le plan doit également demander des barricades pour les rues municipales si elles sont nécessaires, et confirmer que la Police provinciale de l’Ontario a été informée de la fermeture de route prévue et préciser qui contrôlera la fermeture de l’intersection (la Police provinciale de l’Ontario).

Si la fermeture comprend un chemin de comté (chemin de comté 4, 7, 10, 11, 17, 20 ou 24), une résolution municipale doit être approuvée par le conseil du Canton de Champlain. Une fois que le conseil municipal a approuvé l’événement, un formulaire de demande doit être envoyé au Service des travaux publics des Comtés unis de Prescott et Russell (CUPR), et une copie doit être envoyée au CEC.

Veuillez noter que la fermeture des routes provinciales (routes 34 et 417) est un processus très long et complexe. Si votre événement ne doit traverser qu’une route provinciale (p. ex., pour un défilé), la Police provinciale de l’Ontario doit en être informée.

Vous devez également indiquer dans votre lettre au CEC et aux CUPR qui contrôlera la fermeture de l’intersection (ex. Police provinciale de l’Ontario).

Le demandeur, ou son représentant, doit être présent sur les lieux pendant toute la durée de la fermeture de la rue.

La possession ou la consommation de boissons alcoolisées dans la partie fermée de la rue sont interdites, sauf si elles sont autorisées par la délivrance d’un permis de la Commission des alcools et des jeux. Veuillez consulter la politique municipale sur l’alcool pour connaître les procédures à suivre.

Les bornes d’incendie ne doivent pas être obstruées et doivent être bien visibles de toutes les directions.

Aucun feu de joie de quelque nature que ce soit, aucun barbecue ou autre type d’appareil de cuisson ne peut être utilisé dans la partie fermée de la rue sans le consentement du Service des incendies de Champlain.

L’organisateur de l’événement doit remplir le formulaire de demande d’événement spécial et fournir les assurances nécessaires pour protéger les intérêts du Canton, des comtés ou de la province pendant la durée de l’événement.

Les panneaux « événement en cours » requis pour un événement spécial doivent être installés par le personnel du Canton uniquement.

Les trottoirs resteront ouverts au public pendant toute la durée de la fermeture, sauf pour des raisons de sécurité.

Si la fermeture d’une route a un impact sur les entreprises ou les résidents de la région, le demandeur pourrait devoir informer tous les résidents ou entreprises de la région, par lettre ou note remise en main propre au moins 14 jours avant l’événement, des détails de la fermeture temporaire approuvée de la route et de tout itinéraire de déviation à leur disposition.

Les demandes de fermeture de route peuvent être soumises à des conditions spécifiques à l’événement ou au site ou à des déviations, à la discrétion du Canton de Champlain.

Si des barricades ou des cônes de circulation sont nécessaires, l’organisateur de l’événement doit remplir le formulaire de prêt de matériel (annexe E). Ces articles prêtés selon leur disponibilité. Tout article prêté et non retourné ou retourné endommagé sera facturé en conséquence à l’organisateur de l’événement.

Consultez la fiche-conseil Considérations de gestion des risques pour les scènes de foires de rue d’Intact Public Entities pour plus d’information sur la gestion des risques.

Installations municipales 

Le Canton de Champlain dispose de plusieurs routes, parcs et installations que vous pourriez utiliser ou louer pour votre événement (voir les sections suivantes du guide).

Les événements organisés dans les parcs donnent vie à nos communautés. Non seulement ils créent une ambiance de quartier et rassemblent les gens en plein air, mais ils les amènent aussi à s’engager et à s’investir davantage dans leur communauté. Une autorisation municipale est nécessaire pour tout pique-nique, rassemblement organisé ou événement de plus de 25 personnes. Vous pouvez consulter à cet effet le Règlement sur les parcs. La nourriture et les spectacles de musique nécessitent souvent des autorisations plus complexes. Le Service des parcs et loisirs révisera chaque demande et déterminera avec vous le meilleur emplacement pour votre événement.

Contrat de location d'installations

Les organisateurs d’événements doivent communiquer avec le Service des parcs et loisirs pour vérifier la disponibilité d’un parc ou d’une installation avant d’entreprendre tout préparatif. Les demandes d’installations ou de parcs devraient être faites au moins six mois avant la date proposée pour l’événement. Pour que l’événement puisse avoir lieu à l’endroit souhaité, un contrat d’installation doit être obtenu auprès du Service des parcs et loisirs. L’organisateur de l’événement doit signer et payer le contrat d’installation avant l’événement.

Parcs

Pour une liste détaillée des installations et équipements qui se retrouvent dans chaque parc, consultez la page Parcs et espaces verts de notre site internet.

Parcs de Champlain
Parcs
(Adresse)
QuartierÉlectricité et permis de circonstance (CAJO) autorisé
Parc Mill Street
(36, rue Mill)
Vankleek Hill

Électricité: Oui

Permis d'alcool (PC) autorisé: Oui

Parc Woodhills
(109, avenue Home)
Vankleek Hill

Électricité: Non

Permis d'alcool (PC) autorisé: Non

Parc Town Square
(39, rue Main)
Vankleek Hill

Électricité: Oui

Permis d'alcool (PC) autorisé: Non

Parc de L’Orignal
(772, ch. Front)

L'Orignal

Électricité: Oui

Permis d'alcool (PC) autorisé: Oui

Parc Laurier Pilon
(952, rue King)
L'Orignal

Électricité: Non

Permis d'alcool (PC) autorisé: Non

Parc Sacha
(34, rue de la Seigneurie)
 L'Orignal

Électricité: Non

Permis d'alcool (PC) autorisé: Non

Parc Miner
(410, ch. Front)

West Hawkesbury

Électricité: Non

Permis d'alcool (PC) autorisé: Non

Parc Desjardins-Laurentian
(50 Place Laval)

West Hawkesbury

Électricité: Non

Permis d'alcool (PC) autorisé: Non

Installations intérieures

Les installations appartenant au Canton sont régies par un ensemble de règles et de règlements qui doivent être respectés. Ces règles sont décrites dans le contrat de location récréative. Pour tenir un événement à un endroit spécifique, l’organisateur de l’événement doit, au préalable, obtenir un contrat de location d’installations auprès du Service des parcs et loisirs. Remarque : aucune demande d’événement spécial n’est requise pour les réservations d’installations.

Centre communautaire de Vankleek Hill (36, rue Mill, Vankleek Hill)

L’aréna de Vankleek Hill offre, de septembre à avril, du temps de glace pour de nombreuses activités (hockey, ballon-balai, leçons de patinage et patinage public). La surface est également disponible pour des événements d’entreprise, des conventions, des salons professionnels, des réceptions et des fêtes (d’avril à août).

  • Surface de glace 56 m x 26 m (185 pi x 85 pi), 476 sièges
  • Six vestiaires avec toilettes et douches
  • Hall avec cantine et petite salle de réunion donnant sur la surface de glace.
  • Wifi et stationnement gratuits

La salle de réception de Vankleek Hill est située dans le centre communautaire. Elle est disponible toute l’année pour des réunions, des mariages et d’autres événements sociaux. Se trouvant au deuxième étage, elle peut être accédée par ascenseur ou par escalier et comporte une entrée indépendante. Elle a été récemment rénovée et le sol est fait de céramiques commerciales (style vinyle).

La salle peut être louée avec ou sans le service de bar. Seul notre personnel peut servir de l’alcool dans nos installations. Pour connaître les frais de service de bar, veuillez consulter notre liste de frais. Nous proposons de la bière locale, de la bière importée, de l’alcool, du vin et des cocktails. Pour les mariages, il est possible de personnaliser le choix des boissons alcoolisées.

Le lieu est doté d’une cuisine commerciale pour servir de la nourriture lors des réceptions. Il n’y a pas de frais supplémentaires pour l’utilisation de la cuisine.

Chalet-Abri (772, ch. Front ouest, L’Orignal)

Ce lieu est situé dans le parc de L’Orignal, près du bord de la rivière des Outaouais. Il y a une cuisine sur place pour tous les besoins de votre événement. Cette salle communautaire peut être utilisée pour les réunions, les bingos, les soirées de jeux de société, les formations et les repas communautaires. Le plancher est fait de céramiques commerciales (style vinyle).

Le lieu est doté d’une cuisine pour servir de la nourriture lors des réceptions. Il n’y a pas de frais supplémentaires pour l’utilisation de la cuisine. Il n’y a pas de service de bar proposé dans le Chalet-abri. Un permis de circonstance est autorisé dans cette installation.

 

Loi de 2017 favorisant l’Ontario sans fumée

En vertu de la Loi de 2017 favorisant un Ontario sans fumée, il est interdit de fumer ou de vapoter dans tout lieu de travail fermé, tout lieu public fermé et tout autre lieu désigné comme lieu où il est interdit de fumer ou de vapoter, par exemple à 20 m de tous les terrains de jeux, pataugeoires, terrains de sport, terrains de tennis, terrains de basketball et planchodromes publics, sur les terrains extérieurs d’une installation récréative communautaire et les aires publiques situées dans un rayon de 20 m de ces terrains.

Il incombe à l’organisateur de l’événement de veiller à ce que cette loi soit appliquée et respectée par les participants à l’événement, faute de quoi celui-ci pourrait faire l’objet d’une accusation d’infraction et être passible d’une amende (1 000 $ pour une première infraction, 5 000 $ pour toute infraction subséquente) s’il est reconnu coupable. Pour de plus amples renseignements sur cette loi, consultez le site Web de la Loi de 2017 favorisant un Ontario sans fumée.

Loteries, tirages, bazars et jeux

Pour vendre des billets de tirage (comme des billets moitié-moitié), ou tenir des jeux de hasard lors d’un événement spécial, il faut obtenir un permis auprès de la greffière du Canton. Les organismes de bienfaisance et sans but lucratif admissibles peuvent être autorisés par la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario à amasser des fonds par le biais d’événements de loterie autorisés par la municipalité. Votre organisme peut être admissible à un permis de loterie délivrée par la municipalité si :

  • il s’agit d’un organisme de bienfaisance ou sans but lucratif admissible;
  • il existe depuis au moins un an;
  • il a fourni des services communautaires de bienfaisance conformes aux objectifs et aux activités de l’organisme pendant au moins un an en Ontario;
  • il propose d’utiliser le produit de la vente pour des programmes et des services de bienfaisance qui profitent au Canton et à ses résidents; et
  • il assume l’entière responsabilité de la conduite et de la gestion de l’événement de loterie.

Les permis de loterie ne sont pas accordés pour les fonctions privées ou pour les individus qui amassent des fonds à des fins personnelles, même si les fonds amassés sont destinés à une œuvre de charité. Le délai de traitement est d’au moins 14 jours pour les titulaires de permis ayant déjà eu un permis et 21 jours pour les nouveaux titulaires de permis.

Certains types de casinos et de jeux (p. ex., les événements Monte Carlo) nécessitent des permis provinciaux. Les demandes pour obtenir de tels permis doivent être soumises à la Commission des alcools et des jeux au moins 45 jours avant l’événement.

Pour savoir si votre événement ou votre organisme peut obtenir un permis pour organiser des loteries ou pour obtenir des détails sur les procédures et les règlements, veuillez consulter le site Web de la CAJO et le site Web du Canton de Champlain au www.champlain.ca/fr/township-services/permits-licenses.aspx

Manèges et structures gonflables

Les organisateurs d’événements doivent respecter les politiques et procédures établies par l’Office des normes techniques et de la sécurité lorsqu’ils louent et utilisent des manèges ou des structures gonflables. Pour plus d’information sur les structures gonflables considérés comme des appareils de divertissement et nécessitant un permis d’exploitation, consultez le site Web de l’Office des normes techniques et de la sécurité.

Lorsque l’événement se déroule sur une propriété municipale, le Canton de Champlain exigera une attestation d’assurance désignant le Canton de Champlain comme assuré supplémentaire, laquelle devra être soumise au moins 30 jours avant l’événement.

L’organisateur de l’événement doit s’assurer que tous les manèges :

  • sont à tout moment surveillés par un personnel adéquatement formé;
  • sont exempts de risques de trébuchement (p. ex., cordons électriques non fixés);
  • répondent à toutes les exigences de sécurité établies dans les directives de l’Office des normes techniques et de la sécurité; et
  • sont solidement fixés à l’aide de poids et de piquets.

Pour plus d’information sur la gestion des risques, consultez à la fiche-conseil sur la gestion des risques pour les dispositifs gonflables d’Intact Public Entities.

Présence du Maire et des Conseillers

Pour inviter le maire à votre événement, veuillez envoyer les détails de votre événement par courriel à diane.alexander@champlain.ca ou envoyer l’invitation par la poste au Canton de Champlain, 948 chemin Pleasant Corner est, Vankleek Hill (Ontario) K0B 1R0. Si vous souhaitez également inviter les conseillers municipaux, veuillez adresser votre invitation aux « Maire et membres du conseil ». Assurez-vous de fournir tous les détails de votre événement, ainsi que votre courriel et votre numéro de téléphone.

Pour inviter le député local ou le député provincial, veuillez contacter directement les bureaux de circonscription.

Publicité et promotion

Enseignes

Une autorisation est nécessaire pour installer un panneau ou une bannière sur une propriété municipale, y compris sur une route provinciale ou un chemin de comté. Une lettre expliquant la nature et l’emplacement de l’affichage que vous placerez sur ou au-dessus de la route doit être annexée à la demande d’événement et devra être approuvée par le coordonnateur des événements communautaires. Les demandes d’affichage peuvent être faites par l’entremise du Canton, conformément au règlement sur l’affichage 2018-18.

Le Canton de Champlain dispose d’un panneau électronique se trouvant à l’avant du centre communautaire de Vankleek Hill, qui peut être utilisé pour annoncer des événements communautaires sans but lucratif. Les frais applicables s’appliquent aux événements à but lucratif. La conception publicitaire ou promotionnelle incombe aux organisateurs d’événements. Toutes les publicités doivent être bilingues. Voir ci-dessous la taille et les spécifications recommandées.

Résolution : 224 x 112 pixels (Ratio 2:1) – Le format recommandé est JPG et la taille d’image recommandée est de 500 x 250.

Pour afficher sur un chemin de comté, les organisateurs d’événements doivent communiquer avec les Comtés unis de Prescott-Russell. Pour afficher sur une route provinciale, les organisateurs d’événements doivent communiquer avec le ministère des Transports de l’Ontario. Des frais peuvent s’appliquer (Annexe A – Coordonnées).

Site web

Le Canton de Champlain dispose d’un calendrier d’événements sur son site Web où vous pouvez soumettre directement votre événement pour l’annoncer gratuitement.

Médias sociaux

Le Canton de Champlain tient à annoncer les événements communautaires sur sa page Facebook @Champlain.ON. Pour ajouter votre événement à la page Facebook du Canton de Champlain, veuillez envoyer le lien de l’événement par Messenger à @Champlain.ON.

Restrictions en matière de bruit

Le bruit est réglementé par le Règlement no 2002-32 du Canton de Champlain et par la Police provinciale de l'Ontario (PPO). Un niveau de bruit excessif pour tout événement spécial est limité à la période entre 7 h et 23 h.

Le Canton de Champlain doit approuver toute exemption au règlement sur le bruit. Pour demander une exemption, l’organisateur de l’événement doit indiquer dans la demande d’événement spécial que l’événement se déroulera après 23 h. L’Équipe de révision des événements spéciaux (ERES) révisera la demande et accordera ou non l’autorisation d’exemption au règlement.

Stationnement

Les organisateurs d’événements doivent s’assurer qu’il y a suffisamment de places de stationnement pour les participants. Il convient généralement de prévoir une place par 2 à 2,5 personnes présentes. Veuillez vous assurer que :

  • le nombre de places de stationnement disponible est évalué et comparé au nombre prévu de véhicules à stationner;
  • des dispositions sont prises à l’avance pour permettre le stationnement des véhicules supplémentaires (pour la plupart des événements, le stationnement sur place doit être organisé afin de perturber le moins possible le public);
  • il y a des rues et des parcs de stationnement près de l’événement où le stationnement est autorisé;
  • des employés ou des bénévoles désignés pour l’événement sont sur place dans les aires de stationnement et de non-stationnement pour fournir aux participants à l’événement des informations et des indications appropriées sur le stationnement; et que
  • si les places de stationnement se trouvent loin de l’événement, un service de navette est offert.

Les organisateurs d’événements doivent disposer d’un nombre minimum de places de stationnement à l’usage des personnes handicapées, conformément aux exigences suivantes :

Nombre minimum de places de stationnement à l'usage des personnes handicapées
Nombre total de stationnementsNombre minimum de places de stationnement accessibles

Moins de 12

1 place de stationnement accessible

13 à 100

4% du nombre total de places de stationnement

101 à 200

1 place de stationnement accessible + 3 % du nombre total

201 à 1000

2 places de stationnement accessibles + 2 % du nombre total

Plus de 1000

11 places de stationnement accessibles + 1 % du nombre total

Structures temporaires et inspection des installations existantes

Si vous prévoyez installer des gradins, des écrans, des plates-formes surélevées ou d'autres structures temporaires lors d'un événement spécial, vous pourriez avoir besoin d'un permis du département de la construction, car certaines structures sont régies par le Code du bâtiment de l'Ontario.

Si vous organisez un événement où une scène est nécessaire, tenez compte des critères suivants pour réduire les risques que la scène ne cède:

  • Vérifiez les références du fournisseur avec lequel vous louez l'estrade et interrogez-le sur son historique, ses politiques et ses procédures en matière de sécurité.

  • Les installateurs doivent avoir une formation et une expérience adéquates en matière de montage de scènes.

  • Vérifiez que les blocs de béton qui maintiennent la scène et empêchent de la soulever sont bien placés.

  • Veillez à la capacité de charge maximale de la scène. Cette charge peut être rapidement dépassée lorsque des membres de la foule sont invités à monter sur la scène ou décident de le faire. Quelqu'un doit surveiller cette situation et être prêt à prendre les mesures appropriées.

  • Mettez en place des critères de prise de décision en fonction des avertissements météorologiques émis par Environnement Canada.

  • N'oubliez pas de vous assurer que tous les fils qui traversent le sol sont sécurisés et protégés.

N'oubliez pas qu'un électricien qualifié peut être requis pour toutes les installations et tous les branchements électriques et que les organisateurs d'événements peuvent être tenus de remplir les documents d'inspection associés au Code de sécurité électrique de l'Ontario, Règlement de l'Ontario 164/99, avant de commencer les travaux lors d'un festival ou d'un événement.

Une fois que vous avez reçu un permis de construction, vous devez prendre rendez-vous pour une inspection des lieux. Le département de la construction effectuera des inspections après le montage des structures.

Les organisateurs d'événements doivent s'assurer que les installations permanentes existantes utilisées pour leur événement sont sécuritaires et inspectées régulièrement pour assurer la sécurité des participants. Qu'il s'agisse d'une scène, de gradins ou d'un bâtiment, une preuve de la dernière inspection peut être exigée.

Tentes et structures gonflables

Une tente est considérée comme un bâtiment selon les définitions du Code du bâtiment de l’Ontario et nécessite donc un permis de construire. Un permis de construire est requis si la tente ou le groupe de tentes :
  • font plus de 60 m2 (645 pi2) de surface totale au sol;
  • sont installés à au moins 3 mètres (9 pi 10 po) des autres structures et de toute limite de propriété.

Le foin, les copeaux et la paille ne sont autorisés sous les tentes que s’ils ont été mouillés avant l’événement.

Un plan détaillé du site indiquant les éléments suivants est requis :

  • Tous les bâtiments sur la propriété et les distances par rapport aux autres bâtiments
  • Aire(s) de stationnement
  • Zone(s) de préparation des aliments
  • Placement des extincteurs
  • Détails de construction et spécifications des matériaux, de la structure et de l’ancrage de la tente
  • Normes CAN/ULC-S109 et NFPA 701 (indice de résistance au feu), et tissus et films utilisés
  • Exigences sanitaires (s’il y a lieu)

Les exigences suivantes s’appliquent à TOUTES les grandes tentes et, en partie, aux petites tentes commerciales qui seront utilisées pour cuisiner ou qui seront chauffées.

  • Un éclairage de secours doit être prévu pour tout événement se déroulant de nuit. Cet éclairage doit être placé de manière à éclairer toutes les sorties et l’accès aux sorties en cas de panne de courant.
  • Un plan de sécurité-incendie est requis pour les tentes de plus de 645 pi2. Ce plan doit traiter des points précédents et être affiché dans un endroit bien en vue.
  • Les panneaux d’interdiction de fumer ou de vapoter doivent être clairement identifiés dans la structure.
  • L’utilisation d’appareils à flamme nue est interdite.
  • Seuls les équipements de chauffage et de cuisson approuvés peuvent être utilisés. Ces équipements ne doivent pas être situés à proximité des sorties ou des accès aux sorties.
  • Toutes les bouteilles de gaz comprimé doivent être stockées dans des supports (râteliers, et enchaînées ou attachées solidement par mesure de sécurité). Toutes les bouteilles de propane doivent être fixées et stockées à l’extérieur de la tente ou de la structure gonflable dans un endroit sûr et bien ventilé.

Exigences en matière de santé et de sécurité

En fonction de votre événement, vous pourriez devoir répondre aux exigences des autorités en matière de santé et de sécurité.

Alcool et vente de nourriture

Alcool et bar

Les demandes de permis de circonstance (PC) peuvent être faites sur le site Web de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario.

En tant que personne-ressource pour un permis de circonstance, vous et votre groupe pouvez être tenus responsables des blessures et des dommages découlant d’une infraction à la réglementation établie par la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO). Ces infractions comprennent le fait de servir une personne jusqu’à l’état d’ivresse, de servir une personne déjà en état d’ivresse, de servir un mineur et de ne pas empêcher une personne en état d’ivresse de conduire.

Vous devez obtenir un PC de la CAJO et en fournir une copie au Canton.

Vous devez fournir une preuve écrite que toutes les personnes qui servent des boissons alcoolisées ont reçu une formation en intervention axée sur la prestation de services (Smart Serve) approuvée par la Régie des alcools de l’Ontario et toute autre formation obligatoire.

Vous pouvez obtenir de la CAJO un permis de circonstance (PC) pour événement public sans désignation municipale si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré, une association sans but lucratif ou un organisme voué à des fins caritatives, éducatives, religieuses ou communautaires.

Si vous ne faites pas partie des catégories ci-dessus, vous pouvez demander un PC à la CAJO si la municipalité désigne l’événement comme étant d’importance municipale.

Une désignation municipale peut prendre la forme d’une lettre de la personne désignée par le Canton (ex. la direction générale) indiquant que la municipalité considère l’événement comme important pour la communauté. Bien qu’un événement particulier puisse recevoir une désignation du Canton, c’est le registraire de la CAJO qui décide en dernier ressort si les critères nécessaires ont été remplis pour qu’un PC soit émis. La demande d’événement d’importance municipale doit être faite dans la section « Commentaires » du formulaire de demande d’événement spécial.

La politique municipale sur l’alcool du Canton de Champlain doit être respectée lors de tout événement comportant des boissons alcoolisées sur une propriété municipale.

Une clôture doit entourer la zone où le permis d’alcool s’applique, là où l’alcool sera vendu ou consommé. L’emplacement et la taille de cette zone doivent être indiqués dans le plan du site.

Consultez la fiche-conseil du CAJO sur la planification d’événements spéciaux, de concerts et de festivals pour plus d’information sur la gestion des risques.

Services alimentaires

En vertu de la Loi sur la protection et la promotion de la santé (LPPS), les organisateurs d’événements et les fournisseurs d’aliments doivent aviser le Bureau de santé de leur intention de servir de la nourriture au public. Ils doivent soumettre un formulaire d’avis dûment rempli au Bureau de santé de l’est de l’Ontario (BSEO) au moins 30 jours avant l’événement. Seuls les fournisseurs d’aliments approuvés par le BSEO peuvent participer à l’événement.

Lorsque des aliments sont offerts au public, ils doivent être préparés en toute sécurité, en respectant les exigences du Règlement sur les dépôts d’aliments de l’Ontario. Depuis le 1er juillet 2018, ce règlement exige que tous les dépôts d’aliments aient sur place, en tout temps, un préposé à la manutention des aliments adéquatement formé.

L’organisateur de l’événement doit remplir et soumettre au BSEO le formulaire Événements spéciaux – Avis de l’organisateur au moins trente (30) jours avant l’événement et doit aviser le BSEO si des changements importants sont apportés aux renseignements figurant sur l’avis initial.

Tous les fournisseurs d’aliments doivent être approuvés par le BSEO pour pouvoir participer à l’événement et doivent remplir le formulaire Événements spéciaux – Avis du fournisseur d’aliments temporaires. Les fournisseurs d’aliments doivent suivre les directives fournies sur la page Événements spéciaux – Information à l’intention du fournisseur d’aliments temporaire.

L’organisateur de l’événement doit planifier des solutions alternatives en cas de panne d’électricité (ex. générateurs de secours et approvisionnement en glace), s’assurer de l’accès  à de l’eau potable en quantité suffisante pour l’événement, fournir un nombre suffisant de toilettes fixes ou portatives et de lavabos, s’assurer qu’elles sont maintenues dans un état sanitaire, et fournir ou prendre des dispositions pour l’élimination sanitaire des ordures et des déchets liquides.

Électricité

Les organisateurs d’événements doivent fournir leur propre source d’électricité pour les besoins de l’événement. Le Canton de Champlain ne fournit pas de services électriques, sauf au centre communautaire et à l’aréna de Vankleek Hill et au Chalet abri. Un électricien qualifié est requis pour toutes les installations électriques et les raccordements à l’électricité municipale dans les parcs et autres installations.

Les organisateurs d’événements pourraient être tenus de remplir certains documents d’inspection associés au Code de sécurité relatif aux installations électriques de l’OntarioRèglement de l’Ontario 164/99, avant de commencer les travaux pour un festival ou un événement. Il est très important de s’assurer que les personnes qui travaillent ou participent à un festival sont à l’abri de tout risque d’incendie ou de décharge électrique.

Les organisateurs d’événements sont tenus de contacter un inspecteur de l’Office de la sécurité des installations électriques (OSIE) au moins quatre à six semaines avant l’événement afin de disposer des permis requis au moment de procéder aux installations pour l’événement. L’inspecteur pourrait examiner les travaux d’électricité. Les carnavals, les festivals et les spectacles itinérants ont des exigences spécifiques en matière de sécurité électrique. Un avis de travaux d’électricité de l’OSIE est requis pour les attractions, les dispositifs d’amusement et les vendeurs de nourriture qui utilisent des générateurs. En tant qu’organisateur, vous devez conserver les numéros d’avis de l’OSIE de tous les vendeurs et exploitants dans vos dossiers au quartier général de l’évènement. Les organisateurs d’événements doivent fournir une copie du certificat OSIE au coordonnateur des événements communautaires. Télécharger le formulaire d’avis de l’OSIE. Vous trouvez plus d’information sur le site Web de l’OSIE.

Feu à ciel ouvert

Tous les permis de feu à l’intérieur des limites géographiques du Canton de Champlain seront délivrés par le Service des incendies. Le Code de prévention des incendies de l’Ontario (2.6.3.4.) stipule que tout feu à ciel ouvert doit avoir été autorisé au préalable. Avant de brûler des matériaux sur une propriété, le propriétaire doit déposer une demande et obtenir un permis de feu. Certains critères doivent être respectés pour obtenir un tel permis. La demande du Canton contient des renseignements importants qui indiqueront au demandeur comment brûler des matériaux en toute sécurité.

Feux d'artifice et pyrotechnie

L’utilisation de feux d’artifice de gros calibre requiert la permission du Service des incendies de Champlain. Pour les feux d’artifice, veuillez consulter le Règlement sur les parcs et le Règlement sur le bruit, et pour les feux à ciel ouvert, veuillez consulter le Règlement sur les permis de feu. Le demandeur doit indiquer qu’un pyrotechnicien certifié sera présent sur les lieux de l’événement et fournir une carte et un numéro de pyrotechnicien valides avec date d’expiration, conformément au Manuel de l’artificier de la Division de la réglementation des explosifs de Ressources naturelles Canada. 

Plan d'urgence

La sécurité publique est un élément important de la planification d’un événement spécial. La planification et la préparation à de tels événements contribuent à la réussite de votre événement spécial. Afin d’être prêt à faire face à toute situation d’urgence ou de catastrophe, vous devez joindre un plan d’urgence à votre formulaire de demande.

Pour tout type d’événement, des mesures de prévention des incendies sont nécessaires pour éviter les blessures et les dommages matériels. Si l’événement prévoit l’utilisation de tentes où les gens se rassembleront, des plans et des mesures spécifiques de sécurité incendie sont nécessaires.

Si l’événement nécessite la fermeture d’une ou de plusieurs routes ou de zones fermées ou clôturées, une voie d’urgence non obstruée doit être laissée ouverte pour l’accès des véhicules d’urgence.

Les plans d’urgence et les règles de sécurité du site doivent être soumis à la CEC du Canton aux fins d’approbation ou d’inspection du site avant l’événement.

Premiers soins

Il incombe à l’organisateur de l’événement d’avoir des secouristes certifiés sur le site pendant les heures d’ouverture de l’événement. Ces services doivent être assurés par une agence qualifiée, notamment le service médical d’urgence (EMS) ou une société privée d’intervention de premiers soins.

Pour tout événement spécial ou sportif, l’organisateur de l’événement doit envisager la possibilité qu’un invité tombe malade ou se blesse. Celui-ci a un devoir de diligence envers ses invités. Les Services d’urgence des comtés unis de Prescott et Russell doivent être informés de la tenue d’un événement spécial afin de disposer de suffisamment de ressources pour intervenir si nécessaire et d’être prêts en cas d’urgence. (Voir la section Coordonnées).

Sécurité et Police provinciale de l'Ontario

Tous les permis de feu à l’intérieur des limites géographiques du Canton de Champlain seront délivrés par le Service des incendies. Le Code de prévention des incendies de l’Ontario (2.6.3.4.) stipule que tout feu à ciel ouvert doit avoir été autorisé au préalable. Avant de brûler des matériaux sur une propriété, le propriétaire doit déposer une demande et obtenir un permis de feu. Certains critères doivent être respectés pour obtenir un tel permis. La demande du Canton contient des renseignements importants qui indiqueront au demandeur comment brûler des matériaux en toute sécurité.

Toilettes

Le Canton de Champlain dispose d’un nombre limité de toilettes dans les lieux publics. Il incombe à l’organisateur de l’événement de s’assurer qu’il dispose d’un nombre suffisant de toilettes et de postes de lavage des mains pour les participants à l’événement. Les organisateurs d’événements sont responsables d’assurer l’accès à des toilettes adéquates pendant l’événement. Le Canton de Champlain exige que les organisateurs d’événements s’assurent de ce qui suit :
Nombre de toilettes nécessaires
Nombre de personnes Nombre de toilettes minimum

Moins de 100

2

100 à 200

3

200 à 400

4

400 à 600

6

600 à 1900

10

Plus de 2000

20 (ajouter ensuite 1,5 toilette par tranche de 1000 personnes supplémentaires)

Sur ce nombre de toilettes, au moins 5 % (et/ou au minimum une) doivent être des toilettes accessibles.

Un minimum de 2 postes de lavage des mains est requis. Un poste de lavage des mains supplémentaire est requis pour chaque tranche de 10 toilettes.

Zoos pour enfants et animaux à des fins de divertissement

Les animaux à des fins de divertissement comprennent l’exposition d’animaux (incluant les reptiles), les tours à dos d’animaux, les spectacles d’animaux, les oiseaux, les fermes, les zoos pour enfants, les poneys et les tours de poneys.

Tout événement comportant un zoo pour enfants ou des animaux doit avoir des stations pour le lavage des mains.

Si vous souhaitez avoir un zoo pour enfants ou un spectacle d’animaux lors de votre événement, vous devez remplir et soumettre au Bureau de santé de l’est de l’Ontario (BSEO) le formulaire « Événements spéciaux – Information à l’intention des organisateurs d’événement » au moins 30 jours avant l’événement. Le BSEO se réserve le droit de ne pas approuver les demandes tardives. Ce formulaire est disponible sur le site Web du BSEO.

L’organisateur de l’événement est responsable du soin des animaux pendant qu’ils se trouvent sur la propriété, conformément au règlement sur le contrôle des animaux et de toute autre loi ou tout autre règlement applicable.

Lorsqu’un événement a lieu sur une propriété municipale, le Canton de Champlain exigera une copie de l’avis d’approbation du BSEO, ainsi qu’une preuve d’assurance de l’entreprise de location d’animaux ou de zoo pour enfants.


Exigences en matière d'assurances

Lorsque l'organisateur est une organisation ou une entreprise

Assurance responsabilité civile des entreprises

Une assurance responsabilité civile des entreprises à la satisfaction du propriétaire et souscrite auprès d’un assureur autorisé à exercer dans la province de l’Ontario. La police d’assurance doit couvrir les dommages corporels, les dommages matériels et les préjudices personnels, et doit inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants :

  • un montant de garantie d’au moins 2 millions de dollars ou 5 millions de dollars par sinistre, avec un montant de garantie par période d’assurance d’au moins 2 millions de dollars ou 5 millions de dollars (voir ci-dessous les exigences en matière d’assurance par activité);
  • le Canton de Champlain doit être ajouté comme assuré supplémentaire à l’égard des activités de l’assuré désigné.
  • une clause de recours entre coassurés et une clause d’individualité de l’assurance à l’égard de l’assuré désigné;
  • une assurance automobile des non-propriétaires avec un montant de garantie d’au moins 2 millions de dollars, comprenant une assurance contractuelle des non-propriétaires (SEF 96);
  • une assurance responsabilité locative;
  • une assurance produits et travaux terminés;
  • une assurance des dommages matériels, formule étendue;
  • une assurance de la responsabilité civile assumée par contrat;
  • la police doit prévoir un préavis de résiliation de 30 jours; et
  • une assurance responsabilité liée à la vente de boissons alcoolisées.

Lorsque l'organisateur est un particulier

Assurance responsabilité civile des propriétaires

Une assurance responsabilité civile des propriétaires à la satisfaction du propriétaire et souscrite auprès d’un assureur autorisé à exercer dans la province de l’Ontario. La police d’assurance doit couvrir les dommages corporels, les dommages matériels et les préjudices personnels, et doit avoir un montant de garantie d’au moins 2 millions de dollars. Le Canton de Champlain doit être ajouté comme assuré supplémentaire.

Assurance responsabilité civile pour un évènement avec service d'alcool

Assurance responsabilité civile pour service événement avec service d’alcool d’un montant d’au moins 5 millions de dollars, souscrit par un assureur autorisé à exercer dans la province de l’Ontario. Le Canton doit être ajouté comme assuré supplémentaire.

Assurance tous risques des biens

Une assurance tous risques des biens (incluant les dommages causés par les refoulements d’égout, les inondations et les tremblements de terre) d’un montant égal à la valeur à neuf totale de tous biens appartenant à l’utilisateur ou dont l’utilisateur a la responsabilité civile, et qui se trouvent sur les lieux ou à proximité.

Assurance en première ligne

L’assurance du proposant doit être une assurance en première ligne et non complémentaire ou contributive à toute autre assurance souscrite par la municipalité.

Attestation d'assurance

Le proposant doit fournir une attestation d’assurance attestant de la couverture en vigueur au moins 10 jours avant le début du contrat. 

Exigences en matière d'assurance en fonction du type d'activité

Alcool

Assurance responsabilité des entreprises : 5 millions de dollars

Notes : Avec un avenant pour la responsabilité civile liée aux boissons alcoolisées. Une section centrale clôturée avec des serveurs certifiés Smart Serve pour mieux réglementer la consommation d’alcool qui peut assurer de meilleures mesures de sécurité et empêcher facilement la consommation d’alcool par des mineurs. Consultez la fiche-conseil du CAJO sur la planification d’événements spéciaux, de concerts et de festivals pour plus d’information sur la gestion des risques.

Zoos pour enfants et animaux à des fins de divertissement

Assurance responsabilité des entreprises : 5 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Lancer de la hache

Assurance responsabilité des entreprises : 5 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Notes : Des renonciations sont nécessaires pour chaque participant.

  • Si des participants sont impliqués, une renonciation désignant le Canton doit être soumise pour examen.
  • Une inspection des risques est nécessaire.
  • Le vendeur doit refuser la participation de toute personne en état d’ébriété. Des clôtures ou des barricades supplémentaires doivent entourer tous les côtés de l’activité. L’ensemble du site doit être clôturé et surveillé, comme dans le cas d’une tente à bière, afin de vous assurer que seules les personnes ayant signé une renonciation y ont accès.
  • Signer un accord d’exonération de responsabilité.
Traiteurs et fournisseur d'aliments

Assurance responsabilité des entreprises : 2 ou 5 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Notes : 5 millions de dollars lorsque des aliments crus sont préparés.

DJ, photographe, clown et maquillage

Assurance responsabilité des entreprises : 2 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Courses de bateaux-dragons et spectacle de ski nautique

Assurance responsabilité des entreprises : 5 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Notes : Des renonciations sont nécessaires pour chaque participant.

  • Si des participants sont impliqués, une renonciation désignant le Canton doit être soumise pour examen.
  • Chaque canot de sauvetage doit être équipé conformément à la réglementation de la Garde côtière canadienne.
  • L’événement doit être surveillé par un agent de sécurité qui détient le certificat d’agent de sécurité de la Société de sauvetage.
  • Les spectateurs doivent être tenus à l’écart de toutes les zones de chargement et de déchargement. Les spectateurs qui regardent la course depuis leur bateau doivent être tenus à une distance de sécurité.
  • Tous les participants doivent recevoir un document détaillant toutes les procédures d’urgence et le rôle qu’ils devront jouer.

Drones et aéronefs téléguidés

Assurance responsabilité des entreprises : 2 millions de dollars (assurance responsabilité civile générale des entreprises)

Assurance responsabilité automobile :

Notes : Une assurance responsabilité civile aviation de 2 millions de dollars est requise en plus de l’assurance responsabilité civile générale. Le Canton doit être ajouté comme assuré supplémentaire. L’organisateur de l’événement est responsable d’assurer la conformité avec la législation fédérale applicable. Pour plus d’information sur la gestion des risques, veuillez consulter la fiche-conseil sur l’utilisation des drones d’Intact Public Entities.

Artistes, groupes communautaires et exposants

Assurance responsabilité des entreprises : Minimum de 2 millions de dollars

Feux d'artifice

Assurance responsabilité des entreprises : 5 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Remarques : Des professionnels doivent être engagés pour le déploiement des feux d’artifice. Les attestations d’assurance doivent être fournies par des assureurs autorisés à exercer dans la province de l’Ontario et doivent protéger le Canton en tant qu’assuré supplémentaire. Pour de plus amples renseignements sur la gestion des risques, veuillez consulter la fiche-conseil Considérations sur la gestion des risques pour les feux d'artifice d’Intact Public Entities.

Camion de cuisine de rue

Assurance responsabilité des entreprises : Minimum de 2 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Notes : Voir le règlement sur les véhicules de rafraîchissement (camions de cuisine de rue et friteries).

Promenades à cheval, en buggy, en chariot ou en poney

Assurance responsabilité des entreprises : Minimum de 5 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Notes : L’attestation d’assurance doit indiquer que l’assureur a été informé du fait que les chevaux se retrouveront à l’extérieur des lieux.

Structures gonflables, jeu tombe à l’eau, escalade et tyrolienne

Assurance responsabilité des entreprises : 5 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Notes : Des renonciations sont nécessaires pour chaque participant.

  • Si des participants sont impliqués, une renonciation désignant le Canton doit être soumise pour examen.
  • Preuve de permis d’utilisation d’attractions de l’Office des normes techniques et de la sécurité de l’Ontario et permis pour les structures gonflables. L’attestation d’assurance doit indiquer qu’il n’y a aucune restriction en vertu de la police en ce qui concerne les structures gonflables ou les attractions. Confirmation écrite du fournisseur que le vendeur est responsable de la livraison, de l’installation, du fonctionnement, de la supervision et du démontage des structures gonflables ou des attractions et qu’en aucun temps un bénévole ne doit faire fonctionner une structure gonflable ou une attraction.
  • Les structures gonflables doivent être installées par des professionnels. Les attestations d’assurance doivent être fournies par des assureurs autorisés à exercer dans la province de l’Ontario et doivent protéger le Canton en tant qu’assuré supplémentaire.
  • La cuve d’eau ne doit jamais être laissée sans surveillance par un adulte lorsqu’elle est remplie et des carnets de travail doivent être remplis pour confirmer une présence constante. La cuve d’eau doit être tenue loin de toute source d’électricité.
  • La zone autour de la cuve d’eau doit être délimitée par un cordon et surveillée afin d’éviter la présence d’enfants (aucun enfant n’est autorisé dans la zone délimitée).
  • La personne qui tombe dans la cuve d’eau doit être en bonne santé.
  • La cuve d’eau sera très lourde lorsqu’elle sera remplie d’eau. Elle doit donc être installée sur le sol, de préférence loin des bâtiments qui pourraient subir des dommages en cas de débordement.
  • La cuve d’eau ne doit pas être utilisée par mauvais temps, surtout en cas de foudre.
  • Nous recommandons que des professionnels installent la cuve d’eau. Le Canton exige une preuve d’assurance et doit être assuré supplémentaire sur la police.

Pour plus d’information sur la gestion des risques, consultez la fiche-conseil sur la gestion des risques liés aux structures gonflables et la fiche-conseil sur la gestion des risques liés aux murs d’escalade d’Intact Public Entities.

Planches à roulettes et vélos électriques

Assurance responsabilité des entreprises : 5 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Notes : Des renonciations sont nécessaires pour chaque participant. Si des participants sont impliqués, une renonciation désignant le Canton doit être soumise pour examen.

 Scènes

Assurance responsabilité des entreprises : 2 ou 5 millions de dollars

Notes : 5 millions de dollars si la scène est grande et nécessite un montage. Consultez la fiche-conseil sur la gestion des risques pour les scènes de divertissement en plein air d’Intact Public Entities pour plus d’information sur la gestion des risques.

 Vendeurs

Assurance responsabilité des entreprises : Minimum de 2 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Notes : Selon le type de service fourni, des types de couvertures d’assurance supplémentaires ou des montants de garantie plus élevés peuvent être nécessaires. Consultez la fiche-conseil sur la gestion des risques pour les scènes de foires de rue d’Intact Public Entities pour plus d’information sur la gestion des risques.

Marche et course

Assurance responsabilité des entreprises : Minimum de 2 millions de dollars

Notes : Selon le type de service fourni, des types de couvertures d’assurance supplémentaires ou des montants de garantie plus élevés peuvent être nécessaires. Pour plus d’information sur la gestion des risques, consultez les fiches-conseils Considérations sur la gestion des risques pour les défilés et Considérations sur la gestion des risques pour les vélos et les marathons d’Intact Public Entities.

Aquabulle

Assurance responsabilité des entreprises : 5 millions de dollars

Assurance responsabilité automobile : 2 millions de dollars

Notes : Des renonciations sont nécessaires pour chaque participant.

Si des participants sont impliqués, une renonciation nommant le Canton doit être soumise pour examen. Un accord d’exonération de responsabilité doit être signé.


Coordonnées

Coordonnateur des évènements communautaires

Canton de Champlain

info@champlain.ca | 613-678-3003 poste 234

 Fermeture de routes

Routes municipales – Canton de Champlain

info@champlain.ca | 613-678-3003 poste 234

Chemins de comté – Comtés unis de Prescott et Russell (CUPR) – Travaux publics

TravauxPublics@prescott-russell.on.ca | 1-800-667-6307

Routes provinciales – ministère des Transports de l’Ontario (MTO)

www.ontario.ca/fr/page/obtenez-un-permis-de-fermeture-de-route-pour-un-evenement-special | traffic.office@ontario.ca

Sécurité et police provinciale (agents en services rémunérés)

Police provinciale de l’Ontario (PPO)

faith.albright@opp.ca | 613-632-2729

Services d’urgence (paramédicaux)

Comtés unis de Prescott et Russell (CUPR) – Services d’urgence

SRodrigue@prescott-russell.on.ca | 1-866-311-9711

Permis de circonstance (alcool) et jeux

Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO)

www.agco.ca/fr/alcohol/permis-de-circonstance-v-nements-publics | customer.service@CAJO.ca | 1-800-522-2876

Licences de musique

Entandem (ReSound et SOCAN)

www.entandemlicensing.com | license@entandemlicensing.com | 1-866-944-6223

Services d’alimentation et de boissons, animaux et zoos pour enfants

Bureau de santé de l’est de l’Ontario (BSEO)

info@eohu.ca | eohu.ca/fr | 1-800-267-7120

Manèges et structures gonflables

Office des normes techniques et de la sécurité (ONTS)

customerservices@tssa.org | www.tssa.org | 1-877-682-8772

Électricité

Office de la sécurité des installations électriques

esasafe.com | esa.cambridge@electricalsafety.on.ca | 1-877-ESA-SAFE (372-7233)

Marquage au sol (creuser et clôturer)

Ontario One Call

ontarioonecall.ca/fr | 1-800-400-2255

Contactez-nous