Vous prévoyez organiser un événement dans le Canton de Champlain? Cette page vous guidera à travers les différentes étapes du processus, y compris les demandes d'autorisation, les documents requis, les délais à prévoir et les responsabilités des organisateurs.
Chaque année, le Canton reçoit de nombreuses demandes pour la tenue d'événements spéciaux sur les routes, dans les parcs et dans les installations municipales. Qu'il s'agisse d'un festival, d'une course, d'une activité communautaire ou d'un rassemblement public, une planification adéquate est essentielle afin d'assurer la sécurité des participants et le bon déroulement de l'événement.
Pour toute question concernant l'organisation d'un événement spécial, veuillez communiquer avec le coordonnateur des événements communautaires.
Sur cette page
Qu'est-ce qu'un événement spécial?
Les événements spéciaux sont définis comme suit : « Une activité ou une série d'activités planifiées à l'avance visant à attirer des personnes dans un but précis, selon un programme ou un horaire d'activités établi. »
Les principales caractéristiques d'un événement spécial sont les suivantes :
- être ouvert au public;
- avoir comme objectif principal la célébration ou la mise en valeur d'un thème particulier;
- avoir des dates et heures d'ouverture et de fermeture déterminées à l'avance;
- comprendre une programmation pouvant être composée de plusieurs activités, notamment des célébrations, des activités culturelles, des spectacles, des événements sportifs, des festivals et des carnavals.
Planifier votre événement spécial
Étape 1 – Commencer la planification tôt
L’organisation d’un événement spécial nécessite souvent l’obtention d’autorisations ou de permis auprès du Canton ou d’autres organismes. Selon la nature de votre événement, vous pourriez devoir obtenir des autorisations pour des fermetures de routes, des exemptions au règlement sur le bruit, des tentes, des feux d’artifice, de l’affichage, des services alimentaires ou d’autres activités.
Afin de prévoir suffisamment de temps pour l’examen des demandes et la coordination des différents intervenants, nous recommandons d’entreprendre la planification de votre événement plusieurs mois avant la date prévue.
| Type de demande | Nombre de jours avant l'événement |
|---|---|
| Demande d'événement spécial | 120 jours |
| Demande de fermeture d'une route municipale | 30 jours |
| Demande de fermeture d'une route de comté | 45 jours |
| Demande de fermeture d'une route provinciale | 60 jours |
| Demande d'exemption au règlement sur le bruit | 30 jours |
Étape 2 – Soumettre une demande d'événement spécial
Les organisateurs doivent remplir le formulaire de demande d'événement spécial en ligne au moins 120 jours avant la tenue de l'événement.
Les autorisations d'événements spéciaux ne sont pas délivrées pour les événements privés ou fermés au public, tels que les rassemblements familiaux, les mariages ou les activités privées d'entreprise.
La demande permet de déterminer les services municipaux, les approbations et les mesures de sécurité requis pour l'événement, tout en fournissant au personnel municipal les renseignements nécessaires à l'évaluation du projet.
Documents requis
Les documents suivants doivent être soumis avec votre demande :
- Certificat d'assurance;
- Plan du site et/ou carte du parcours;
- Programmation ou horaire de l'événement;
- Plan d'urgence.
Étape 3 – Évaluation de la demande
Un membre du personnel du Canton de Champlain communiquera avec vous dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception de votre demande afin de discuter de votre événement et des prochaines étapes du processus.
Votre demande sera évaluée par l’équipe de révision des événements spéciaux, composée de représentants de différents services municipaux impliqués dans la planification des événements et la sécurité publique.
Le processus d’évaluation peut nécessiter des révisions ou la soumission de renseignements supplémentaires, notamment des plans de site mis à jour, des documents d’assurance, des permis ou des plans de sécurité.
Étape 4 – Processus d’approbation
Au besoin, une rencontre pourra être organisée avec le coordonnateur des évènements spéciaux afin de revoir les détails de l’événement et les exigences opérationnelles.
Le Canton peut imposer certaines conditions à la tenue de l’événement, notamment :
- des inspections du site;
- des exigences relatives à la circulation et au stationnement;
- des mesures de sécurité;
- la coordination avec les services d’urgence;
- des exigences provenant d’organismes externes.
Des inspections avant et après l’événement peuvent également être requises selon l’emplacement et l’envergure de l’activité.
Une fois que toutes les exigences auront été satisfaites et que les approbations requises auront été obtenues, vous serez autorisé à tenir votre événement, sous réserve des conditions applicables.
Plan du site et planification des mesures d’urgence
Un plan détaillé du site ou une carte du parcours doit être soumis avec votre demande d’événement spécial. Ces renseignements permettent au Canton d’évaluer l’aménagement du site, les mesures de sécurité, les répercussions sur la circulation, l’accès pour les services d’urgence et les exigences opérationnelles de l’événement.
Les organisateurs sont également responsables de préparer un plan d’urgence de base afin d’assurer la sécurité des participants, des bénévoles, des vendeurs, du personnel et des intervenants d’urgence.
Possibilités de financement
Subventions et commandites municipales
Le Canton de Champlain offre plusieurs programmes de financement afin de soutenir les organismes locaux, les projets communautaires et les événements spéciaux. Les programmes offerts dans le cadre de la Politique sur les subventions municipales comprennent notamment :
- Subventions communautaires;
- Subventions pour événements spéciaux;
- Commandites;
- Soutien sous forme d’utilisation d’installations municipales.
Pour connaître les critères d’admissibilité, les dates limites et accéder aux formulaires de demande, consultez la page des subventions municipales.
Les organismes souhaitant obtenir un financement doivent remplir et soumettre le formulaire de demande approprié avant la date limite annuelle à l’automne.
Renseignements sur les subventions municipales
Financement provincial et fédéral
Les organismes locaux sont encouragés à explorer les possibilités de financement offertes par les gouvernements provincial et fédéral pour soutenir leurs projets communautaires, festivals, initiatives culturelles, programmes récréatifs et événements spéciaux.
Le gouvernement de l’Ontario offre divers programmes de financement destinés aux organismes communautaires, aux festivals, aux projets liés aux loisirs, au tourisme, aux arts, à la culture, aux aînés, aux jeunes et à plusieurs autres secteurs.
Le gouvernement du Canada propose également des programmes de financement pour les organismes sans but lucratif, les événements communautaires, les activités patrimoniales, les projets d’infrastructure, les initiatives d’accessibilité et les projets culturels.
Possibilités de financement du gouvernement de l’Ontario
Subventions et financement du gouvernement du Canada
Lignes directrices générales
Avant d’organiser un événement spécial dans le Canton de Champlain, les organisateurs devraient prendre connaissance des règles générales, des responsabilités et des exigences opérationnelles applicables.
Ces lignes directrices visent à assurer la tenue d’événements sécuritaires, le respect des propriétés municipales et la conformité aux règlements municipaux ainsi qu’aux exigences législatives applicables.