Exigences relatives aux évènements spéciaux

Le Canton de Champlain vous accompagnera dans les démarches liées aux exigences municipales, régionales, provinciales et fédérales applicables à votre événement.

Santé et sécurité

Installations et aménagement du site

Nourriture, alcool et vendeurs

Activités et divertissement

Circulation et transport

Promotion et communication

Santé et sécurité

Accessibilité

L’accessibilité consiste à permettre aux personnes de toutes capacités de participer pleinement à la vie quotidienne. Intégrer des mesures d’accessibilité dans la planification d’un événement contribue à créer un environnement accueillant pour tous, favorise une plus grande participation et améliore l’expérience des visiteurs, participants et bénévoles. Le Canton de Champlain s’attend à ce que tous les événements organisés sur son territoire soient accessibles et conformes à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Un événement accessible peut notamment comprendre :

• des espaces de stationnement accessibles bien situés et clairement identifiés;
• des zones réservées pour assister aux spectacles et activités;
• des installations sanitaires accessibles par des surfaces pavées ou sans obstacle;
• une signalisation directionnelle visible indiquant :
  • les parcours sans obstacle;
  • l’emplacement des toilettes accessibles;
  • les zones de sièges accessibles et autres commodités;
  • les services et activités offerts sur le site.

Pour en apprendre davantage, les organisateurs sont encouragés à consulter le guide gratuit Guide des évènements accessibles offert par ServiceOntario.

Premiers soins

L’organisateur est responsable de fournir des services de premiers soins certifiés pendant toute la durée de l’événement. Ces services doivent être assurés par une organisation qualifiée, comme les Services médicaux d’urgence (SMU) ou une entreprise privée de premiers répondants.

Chaque événement spécial ou sportif doit prévoir la possibilité qu’un participant ou un visiteur tombe malade ou se blesse. L’organisateur a une obligation de diligence envers les participants.

Les Services d’urgence des Comtés unis de Prescott et Russell doivent être informés de la tenue de l’événement afin de s’assurer que les ressources nécessaires sont disponibles en cas d’urgence.

Securité et PPO

Pour toute marche, parade, course, procession ou activité semblable organisée dans le cadre d’un événement spécial, les organisateurs doivent collaborer avec la division de la circulation de la Police provinciale de l’Ontario (PPO) afin de mettre en place un plan sécuritaire et efficace.

Des frais peuvent s’appliquer pour les services de soutien liés à une parade, une marche ou une course. Des signaleurs de parade sont également requis. Lors du dépôt de la demande, les organisateurs sont encouragés à communiquer avec la division de la circulation de la PPO pour discuter de leur événement.

Selon la nature et l’ampleur de l’événement, les organisateurs pourraient devoir prévoir du personnel de sécurité ou la présence d’agents policiers pour :

• la sécurité générale;
• le contrôle des foules;
• la gestion de la circulation;
• les événements où de l’alcool est servi.

Les organisateurs doivent communiquer avec le détachement de Hawkesbury de la PPO afin de déterminer si des agents en service rémunéré sont requis. Les demandes doivent être soumises au moins quatre semaines avant l’événement. Les événements de plus grande envergure peuvent nécessiter un délai supplémentaire.

Installations sanitaires

Le Canton de Champlain dispose d’un nombre limité de toilettes dans les espaces publics. Il revient à l’organisateur de s’assurer qu’un nombre adéquat de toilettes et de stations de lavage des mains est disponible pour les participants.

Au moins 5 % des toilettes, avec un minimum d’une unité, doivent être accessibles.

Un minimum de deux stations de lavage des mains est requis. Une station additionnelle doit être ajoutée pour chaque groupe de dix toilettes.

Loi favorisant un Ontario sans fumée

En vertu de la Loi favorisant un Ontario sans fumée de 2017, il est interdit de fumer ou de vapoter dans tout lieu de travail fermé, tout lieu public fermé ainsi que dans d’autres endroits désignés comme étant sans fumée et sans vapotage, notamment dans un rayon de vingt (20) mètres des terrains de jeux publics, jeux d’eau, terrains sportifs, terrains de tennis et de basketball, planchodromes, ainsi que sur les terrains extérieurs des installations récréatives communautaires et dans tout espace public situé à moins de 20 mètres de leurs terrains.

Il est de la responsabilité de l’organisateur de l’événement de s’assurer que cette loi est respectée par les participants. À défaut de faire respecter cette loi, l’organisateur pourrait être reconnu coupable d’une infraction et être passible d’une amende (1 000 $ pour une première infraction et 5 000 $ pour toute infraction subséquente).

Pour plus d’information sur cette loi, consultez le site web de l'Ontario Les endroits où vous ne pouvez pas fumer ou vapoter en Ontario.

Restrictions relatives au bruit

L’amplification sonore dans le cadre d’un événement spécial est permise uniquement entre 7 h et 23 h. Le bruit est réglementé par le règlement municipal en vigueur du Canton de Champlain ainsi que par la PPO.

Toute demande de dérogation aux restrictions relatives au bruit doit être approuvée par le Canton de Champlain. Les organisateurs doivent indiquer dans leur demande d’événement spécial si des activités sont prévues après 23 h. L’Équipe de révision des événements spéciaux évaluera la demande et déterminera si une exemption au règlement peut être accordée.

Installations et aménagement du site

Tentes et structures à pression d’air

Une tente est considérée comme un bâtiment selon les définitions du Code du bâtiment de l’Ontario et nécessite donc un permis de construction.

Un permis de construction est requis lorsque la tente ou le groupe de tentes :

• dépasse une superficie totale au sol de 60 mètres carrés (645 pieds carrés);
• est installé à moins de 3 mètres (9 pieds 10 pouces) d’une autre structure ou des limites de propriété.

Le foin, les copeaux ou la paille sont interdits sous les tentes, à moins qu’ils aient été humidifiés avant l’événement.

Un plan de site détaillé indiquant les éléments suivants doit être fourni :

• tous les bâtiments présents sur le terrain et les distances de dégagement;
• les aires de stationnement;
• les zones de préparation alimentaire;
• l’emplacement des extincteurs;
• les détails de construction et les spécifications des matériaux, de la structure et de l’ancrage de la tente;
• les indices de résistance au feu CAN/ULC-S109 et NFPA 701 applicables aux tissus et pellicules utilisés;
• les exigences sanitaires, le cas échéant.

Les exigences suivantes s’appliquent à toutes les grandes tentes et, dans certains cas, aux petites tentes commerciales où des activités de cuisson ou de chauffage sont prévues :

• un éclairage d’urgence doit être installé pour toute activité tenue en soirée afin d’assurer l’éclairage des sorties et des voies d’évacuation en cas de panne de courant;
• un plan de sécurité incendie est requis pour les tentes de plus de 645 pieds carrés. Ce plan doit couvrir les exigences applicables et être affiché dans un endroit bien visible;
• des affiches interdisant de fumer et de vapoter doivent être clairement visibles;
• les appareils à flamme nue sont interdits;
• seuls les appareils de chauffage et de cuisson approuvés peuvent être utilisés. Ceux-ci ne doivent pas être installés près des sorties ou des voies d’évacuation;
• toutes les bonbonnes de gaz comprimé doivent être fixées de façon sécuritaire dans des supports ou attachées solidement;
• toutes les bonbonnes de propane doivent être entreposées à l’extérieur de la tente ou de la structure gonflable, dans un endroit sécuritaire et bien ventilé.

Sièges non fixes

une conférence, les sièges doivent être disposés conformément aux exigences suivantes :

• des allées menant aux sorties doivent être prévues afin qu’il n’y ait pas plus de sept sièges entre un siège et l’allée la plus proche;
• la largeur minimale des allées doit être de :
  • 750 mm pour un événement de 60 sièges ou moins;
  • 1 100 mm pour un événement de plus de 61 sièges;
• la distance de déplacement jusqu’à une sortie ne doit pas dépasser 30 mètres, sauf dans les espaces protégés par gicleurs où cette distance peut atteindre 45 mètres;
• pour les événements de plus de 200 sièges :
  • les sièges doivent être fixés ensemble en groupes de 4 à 12 sièges;
  • ou chaque siège en bout d’allée doit être solidement fixé au sol;
  • ou la largeur des allées doit être augmentée de 50 % par rapport aux exigences minimales lorsque la charge maximale d’occupation est calculée sur la base minimale de 1,2 mètre carré par personne.

Installations sur le site et inspections

Si vous prévoyez installer des gradins, écrans, plateformes surélevées ou autres structures temporaires lors d’un événement spécial, un permis du Service du bâtiment pourrait être requis, puisque certaines structures sont régies par le Code du bâtiment de l’Ontario.

Si votre événement nécessite une scène, les critères suivants devraient être pris en considération afin de réduire les risques d’effondrement :

• effectuer une vérification des antécédents du fournisseur de la scène;
• demander des renseignements sur les politiques et l’historique en matière de sécurité;
• s’assurer que les installateurs possèdent la formation et l’expérience adéquates;
• vérifier que les blocs de béton servant à retenir la structure sont installés au bon endroit;
• connaître la capacité de charge maximale de la scène;
• prévoir une surveillance afin d’éviter qu’un trop grand nombre de personnes monte sur la scène;
• établir des critères décisionnels en fonction des avertissements météorologiques émis par Environnement Canada;
• s’assurer que tous les câbles au sol sont bien fixés et protégés.

Un maître-électricien pourrait être requis pour toutes les installations électriques et raccordements. Les organisateurs pourraient également devoir remplir les documents d’inspection exigés en vertu du Code de sécurité de l’électricité de l’Ontario, Règlement de l’Ontario 164/99, avant le début des travaux liés à un festival ou un événement.

Une fois le permis de construction obtenu, une inspection du bâtiment devra être planifiée. Le Service du bâtiment procédera aux inspections une fois les structures assemblées.

Les organisateurs doivent également s’assurer que toutes les installations permanentes utilisées lors de l’événement sont sécuritaires et inspectées régulièrement. Une preuve de la dernière inspection pourrait être exigée pour les scènes, gradins ou bâtiments utilisés.

Alimentation électrique

Les organisateurs doivent prévoir leur propre source d’alimentation électrique selon les besoins de leur événement. Le Canton de Champlain ne fournit pas de services électriques, sauf au Centre communautaire et aréna de Vankleek Hill ainsi qu’au chalet-abri.

Un maître-électricien est requis pour toutes les installations électriques et tous les raccordements au réseau municipal dans les parcs et autres installations municipales.

Les organisateurs pourraient devoir remplir des documents d’inspection exigés en vertu du Code de sécurité de l’électricité de l’Ontario, Règlement de l’Ontario 164/99, avant le début des travaux. Il est essentiel de s’assurer que les travailleurs, vendeurs et participants sont protégés contre tout risque d’incendie ou d’électrocution.

Les organisateurs doivent communiquer avec un inspecteur de l’Office de la sécurité des installations électriques (OSIE/ESA) au moins quatre à six semaines avant l’événement afin d’obtenir les permis requis avant l’installation des équipements.

Les carnavals, festivals et spectacles itinérants comportent des exigences particulières en matière de sécurité électrique. Les manèges, appareils de divertissement et vendeurs alimentaires alimentés par génératrice doivent chacun posséder un avis électrique de l’ESA.

Les organisateurs doivent conserver sur place les numéros d’avis ESA de tous les vendeurs et exploitants et fournir une copie du certificat ESA au coordonnateur des événements communautaires.

Téléchargez un formulaire d’avis ESA et consultez le site Web de l’Office de la sécurité des installations électriques (anglais seulement) pour plus d’information.

Excavation, piquetage et clôtures

Plusieurs propriétés municipales comportent des infrastructures souterraines enfouies. Avant d’installer des clôtures, tentes, poteaux, piquets ou d’effectuer des travaux d’excavation, une autorisation du Canton doit être obtenue et un certificat de localisation doit être demandé auprès d’Ontario One Call. Des frais supplémentaires pourraient s’appliquer.

Pour les événements spéciaux tenus dans les parcs municipaux, les demandes de localisation seront effectuées par le Canton de Champlain et tous les frais seront facturés à l’organisateur.

Équipement et installations municipales

Équipement municipal

Tout équipement ou accessoire requis pour l’installation, l’exploitation et le nettoyage de l’événement est la responsabilité de l’organisateur. Le Canton de Champlain ne prête pas d’équipement pour les événements extérieurs, sauf dans certaines exceptions.

Installations municipales

Le Canton de Champlain dispose de plusieurs routes, parcs et installations pouvant être utilisés ou loués pour la tenue d’événements. Les organisateurs sont invités à consulter les sections pertinentes de ce guide afin de vérifier les exigences applicables à leur événement.

Les événements dans les parcs contribuent à animer les communautés, favorisent les rassemblements extérieurs et encouragent l’engagement communautaire. Pour organiser un pique-nique, un rassemblement organisé ou un événement de plus de vingt-cinq personnes, une autorisation municipale est requise.

Les organisateurs peuvent consulter le règlement sur les parcs. Les activités comprenant des services alimentaires ou de la musique amplifiée en direct peuvent nécessiter des permis supplémentaires. Le Service des loisirs et de la culture évaluera chaque demande afin de déterminer le lieu le plus approprié pour l’événement.

Contrat de location d’installation

Les organisateurs doivent d’abord communiquer avec le Service des parcs et loisirs afin de vérifier la disponibilité du parc ou de l’installation avant d’entreprendre la planification de leur événement.

Il est recommandé de soumettre les demandes de réservation de parc ou d’installation au moins six mois avant la date prévue de l’événement.

Afin de tenir l’événement à l’endroit désiré, un contrat de location d’installation doit être obtenu auprès du Service des parcs et loisirs. Le contrat doit être signé et payé avant la tenue de l’événement.

Plus d’information sur la location des installations municipales

Nourriture, alcool et vendeurs

Services de boissons alcoolisées

Les demandes de permis de circonstance (PC) sont disponibles sur le site Web de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO).

À titre de personne responsable du permis de circonstance (PC), vous et votre groupe pouvez être tenus responsables des blessures et dommages découlant du non-respect des exigences de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO). Ces infractions comprennent notamment :

• servir une personne en état d’ébriété;
• servir une personne déjà intoxiquée;
• servir des mineurs;
• omettre d’empêcher une personne avec les facultés affaiblies de conduire.

Vous devez obtenir un permis de circonstance de la CAJO et en fournir une copie au Canton.

Vous devez fournir une preuve écrite démontrant que toutes les personnes servant de l’alcool ont suivi la formation reconnue par la LCBO (Smart Serve) ainsi que toute autre formation obligatoire applicable.

Vous pouvez obtenir un permis de circonstance pour un événement public sans désignation municipale si vous êtes :

• un organisme de bienfaisance enregistré;
• une association sans but lucratif;
• ou une organisation vouée à des objectifs communautaires, éducatifs, religieux ou caritatifs.

Si vous ne faites pas partie des catégories ci-dessus, vous pouvez présenter une demande de permis de circonstance auprès de la CAJO si la municipalité désigne l’événement comme étant d’importance municipale.

La désignation municipale peut prendre la forme d’une lettre du représentant autorisé du Canton (par exemple le directeur général) indiquant que l’événement est jugé important pour la communauté. Même lorsqu’un événement reçoit cette désignation municipale, le registrateur de la CAJO demeure responsable de déterminer si les critères requis pour délivrer un permis sont respectés.

Veuillez demander une désignation d’importance municipale dans la section commentaires du formulaire de demande d’événement spécial.

La Politique municipale sur l’alcool du Canton de Champlain doit être respectée pour tout événement impliquant la consommation ou le service d’alcool sur une propriété municipale.

La zone autorisée où l’alcool sera vendu ou consommé doit être clôturée. L’emplacement et les dimensions de cette zone doivent être indiqués sur le plan du site.

Consultez le feuillet de renseignements: Planification d'activités spéciales, de concerts ou de festivals de la CAJO pour obtenir davantage d’information sur la gestion des risques.

Services alimentaires

En vertu de la Loi sur la protection et la promotion de la santé (LPPS), les organisateurs d’événements spéciaux et les vendeurs alimentaires doivent aviser le bureau de santé publique de leur intention de servir de la nourriture au public.

Un formulaire d’avis dûment rempli doit être transmis au Bureau de santé de l’est de l’Ontario (BSEO) au moins 30 jours avant l’événement. Seuls les vendeurs alimentaires approuvés par le BSEO pourront participer à l’événement.

Lorsque de la nourriture est offerte au public, celle-ci doit être préparée de façon sécuritaire et respecter les exigences du Règlement de l’Ontario sur les dépôts d’aliments.

Depuis le 1er juillet 2018, le règlement exige qu’un préposé à la manipulation des aliments formé soit présent en tout temps dans tous les établissements alimentaires.

L’organisateur doit remplir et soumettre le formulaire Événements spéciaux - Avis de l’organisateur au moins 30 jours avant l’événement et aviser le BSEO de toute modification importante apportée aux renseignements fournis initialement.

Tous les vendeurs alimentaires doivent être approuvés par le BSEO et remplir le formulaire Événements spéciaux – Avis du fournisseur d’aliments temporaire. Les vendeurs doivent également respecter les directives publiées sur la page Événements spéciaux – Information à l’intention du fournisseur d’aliments temporaire.

L’organisateur doit également :

• prévoir des mesures de rechange en cas de panne de courant, comme des génératrices d’urgence ou des réserves de glace;
• assurer un approvisionnement adéquat en eau potable;
• fournir un nombre suffisant de toilettes et de stations de lavage des mains;
• veiller à ce que les installations sanitaires portatives soient maintenues dans un état salubre;
• prévoir l’élimination sécuritaire des déchets solides et liquides.

Loteries, tirages, bazars et jeux

Pour vendre des billets de tirage, y compris des billets moitié-moitié (50/50), ou organiser des jeux de hasard lors d’un événement spécial, un permis délivré par la greffière municipale est requis.

Les organismes de bienfaisance et organismes sans but lucratif admissibles peuvent obtenir une licence délivrée en vertu des règles de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario afin de recueillir des fonds par l’entremise d’activités de loterie autorisées par la municipalité.

Votre organisme peut être admissible à une licence municipale si :

• votre organisme est un organisme de bienfaisance ou sans but lucratif admissible;
• il existe depuis au moins un an;
• il offre des services communautaires de bienfaisance en Ontario depuis au moins un an;
• les profits servent à financer des programmes ou services bénéficiant au Canton et à ses résidents;
• l’organisme assume l’entière responsabilité de l’organisation et de la gestion de l’activité de loterie.

Les licences de loterie ne sont pas offertes pour des activités privées ou des collectes de fonds personnelles, même si les profits sont remis à un organisme de bienfaisance.

Le Canton de Champlain exige un délai minimal de traitement de :

• 14 jours pour les organismes ayant déjà obtenu une licence;
• 21 jours pour les nouveaux demandeurs.

Certains types de jeux de hasard ou casinos, comme les événements Monte Carlo, nécessitent une licence provinciale. Les demandes doivent être soumises à la CAJO au moins 45 jours avant l’événement.

Pour vérifier l’admissibilité de votre événement ou organisme et obtenir plus d’information sur les procédures et règlements applicables, consultez le site Web de la CAJO ainsi que la page des licences de loterie du Canton de Champlain.

Gestion des déchets et recyclage

L’organisateur est responsable de la collecte des déchets sur le site, incluant la collecte régulière des matières recyclables et des ordures afin de maintenir un environnement propre et salubre.

Le Canton de Champlain peut fournir du personnel pour la collecte des déchets ainsi que des bacs supplémentaires pour les ordures et le recyclage, selon les besoins. Des frais pourraient toutefois s’appliquer pour ce service.

Activités et divertissement

Animaux et fermettes

Les animaux utilisés à des fins de divertissement comprennent notamment les expositions d’animaux ou de reptiles, les promenades à dos d’animal, les spectacles animaliers, les oiseaux, les fermes ouvertes au public, les fermettes ainsi que les poneys et promenades à poney.

Des stations de lavage des mains doivent être disponibles lorsqu’une ferme pédagogique ou des animaux sont présents lors d’un événement.

Si votre événement comprend une ferme pédagogique ou un spectacle animalier, vous devez soumettre un formulaire Événements spéciaux – Avis de l’organisateur  au moins trente (30) jours avant l’événement au Bureau de santé de l’est de l’Ontario (BSEO). Le BSEO se réserve le droit de refuser les demandes soumises en retard. Le formulaire est disponible sur le site Web du BSEO.

L’organisateur est responsable du bien-être et des soins des animaux présents sur le site, conformément au règlement municipal sur le contrôle des animaux ainsi qu’aux autres lois applicables.

Lorsqu’un événement a lieu sur une propriété municipale, le Canton de Champlain exigera une copie de l’avis d’approbation du BSEO et une preuve d’assurance de l’entreprise responsable des animaux ou de la fermette.

Manèges et structures gonflables

Les organisateurs doivent respecter les politiques et procédures établies par l’Office des normes techniques et de la sécurité (ONTS/TSSA) lors de la location ou de l’exploitation de manèges ou de structures gonflables.

Pour savoir quelles structures gonflables sont considérées comme des appareils de divertissement nécessitant un permis d’exploitation, veuillez consulter le site Web de la TSSA.

Lorsqu’un événement a lieu sur une propriété municipale, le Canton de Champlain exigera un certificat d’assurance nommant le Canton de Champlain comme assuré additionnel. Celui-ci doit être soumis au moins trente (30) jours avant l’événement.

Les organisateurs doivent également s’assurer que tous les manèges et structures gonflables :

• sont surveillés adéquatement en tout temps;
• sont exempts de risques de trébuchement, y compris les fils électriques non sécurisés;
• respectent toutes les exigences de sécurité prévues par les lignes directrices de la TSSA;
• sont solidement ancrés au moyen de poids ou de piquets.

Divertissement et licences musicales

Les organisateurs doivent s’assurer que les activités de divertissement offertes dans le cadre de l’événement demeurent appropriées pour les adultes et les enfants.

Les propos offensants, le langage vulgaire, la nudité ou toute forme d’obscénité ne seront pas tolérés.

Toute musique diffusée lors d’un événement doit être couverte par une licence de la SOCAN ou de Re:Sound, notamment la musique d’ambiance, la musique enregistrée, les groupes interprétant leur propre musique, les prestations musicales. 

Entandem, organisme administré conjointement par RE:SOUND et la SOCAN, gère les licences de musique enregistrée et de musique en direct communes aux deux organismes. Veuillez consulter le site Web d’Entandem pour plus d’information.

Feux en plein air

Tous les permis de feu à ciel ouvert à l’intérieur des limites géographiques du Canton de Champlain sont délivrés par le Service des incendies.Le Code de prévention des incendies de l’Ontario (2.6.3.4.) stipule que :« Les feux à ciel ouvert ne sont pas permis sans approbation. » Avant de brûler des matériaux sur une propriété, le propriétaire doit soumettre une demande avant qu’un permis puisse être délivré. Certaines exigences doivent être respectées avant d’obtenir l’autorisation de brûler. Le formulaire de demande du Canton contient des renseignements importants permettant d’effectuer le brûlage de façon sécuritaire.

Feux d’artifice et pyrotechnie

Toute personne souhaitant utiliser des feux d’artifice à haute puissance doit obtenir l’autorisation du Service des incendies de Champlain. Pour les feux d’artifice, veuillez consulter le règlement sur les parcs ainsi que le règlement sur le bruit. Pour les feux en plein air, veuillez consulter le règlement sur les permis de brûlage.

Le demandeur doit confirmer qu’un pyrotechnicien certifié sera présent sur le site de l’événement et fournir un numéro de carte de superviseur valide et la date d’expiration de cette carte, conformément au Manuel des feux d’artifice de la Division des explosifs du ministère de l’Énergie, des Mines et des Ressources.

Participation des élus municipaux

Pour inviter le maire à votre événement, veuillez transmettre les détails par courriel à info@champlain.ca ou envoyer l’invitation par la poste au Canton de Champlain, 948, chemin Pleasant Corner Est, Vankleek Hill (Ontario) K0B 1R0. Si vous souhaitez également inviter les membres du Conseil municipal, veuillez adresser votre invitation à « Maire et membres du Conseil ». Veuillez inclure tous les détails de l’événement ainsi que vos coordonnées, incluant votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Pour inviter le député fédéral (MP) ou le député provincial (MPP) de votre secteur, veuillez communiquer directement avec leur bureau de circonscription.

Circulation et transport

Fermeture de routes

Les demandes de fermeture de route doivent être indiquées dans le formulaire de demande d’événement spécial et soumises au moins 30 à 60 jours avant l’événement. Les événements visés comprennent notamment les activités de cyclisme, de course à pied, de marche, les parades et les festivals nécessitant une fermeture de route dans le cadre de leur programmation.

Si la fermeture concerne une route municipale, celle-ci doit être détaillée dans le formulaire de demande d’événement spécial et accompagnée d’un plan du site demandant la fermeture de route, indiquant les dates, les heures, les routes et les parcours concernés, ainsi qu’une liste des activités prévues lors de l’événement. Le plan doit également préciser les besoins en barricades pour les rues municipales, le cas échéant, confirmer que la Police provinciale de l’Ontario (PPO) a été avisée de la fermeture prévue et indiquer qui sera responsable du contrôle des intersections (par exemple, la PPO).

Si la fermeture comprend une route de comté (routes de comté 4, 7, 10, 11, 17, 20 et 24), une résolution municipale doit être approuvée par le Conseil du Canton de Champlain. Une fois l’événement approuvé par le Conseil municipal, un formulaire de demande doit être transmis au Service des travaux publics des Comtés unis de Prescott et Russell, avec copie au coordonnateur des événements communautaires.

Veuillez noter que les fermetures de routes provinciales (autoroutes 34 et 417) constituent un processus complexe nécessitant des délais importants. Toutefois, si votre événement nécessite uniquement la traversée d’une route provinciale (par exemple pour une parade), la PPO doit être avisée de cette traversée.

L’organisme responsable du contrôle des intersections (par exemple la PPO) doit également être indiqué dans votre correspondance adressée au coordonnateur des événements communautaires et aux Comtés unis de Prescott et Russell.

Le demandeur ou son représentant désigné doit être présent sur place pendant toute la durée de la fermeture de rue.

La possession ou la consommation de boissons alcoolisées sur la portion fermée de la rue est interdite, à moins d’être autorisée par un permis délivré par la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO). Veuillez consulter la Politique municipale sur l’alcool pour connaître les procédures applicables.

Les bornes-fontaines ne doivent en aucun cas être obstruées et doivent demeurer visibles de toutes les directions.

Aucun feu à ciel ouvert, barbecue ou autre appareil de cuisson similaire ne peut être utilisé sur la portion fermée de la rue sans l’autorisation du Service d’incendie du Canton de Champlain.

L’organisateur de l’événement doit remplir le formulaire de demande d’événement spécial et fournir les assurances requises afin de protéger les intérêts du Canton, des Comtés ou de la Province pendant toute la durée de l’événement.

Les panneaux « Événement en cours » requis pour un événement spécial seront installés uniquement par le personnel municipal.

Les trottoirs doivent demeurer accessibles au public pendant toute la durée de la fermeture, sauf lorsque des raisons de sécurité exigent leur fermeture temporaire.

Si la fermeture de route a une incidence sur les entreprises ou les résidents du secteur, le demandeur pourrait devoir aviser toutes les personnes concernées au moins quatorze (14) jours avant l’événement au moyen d’une lettre ou d’un avis distribué en main propre. Cet avis devra préciser les détails de la fermeture temporaire approuvée ainsi que les itinéraires de détour disponibles.

Les demandes de fermeture de route peuvent être assujetties à des conditions particulières liées à l’événement ou au site, ou à des itinéraires alternatifs, à la discrétion du Canton de Champlain.

Le nombre de cônes et de barricades sera déterminé par le Service des travaux publics et sera fourni uniquement pour les fermetures de routes municipales.

Stationnement

Les organisateurs d’événements sont responsables de s’assurer qu’un nombre suffisant de places de stationnement est disponible pour les participants. En règle générale, il est recommandé de prévoir une place de stationnement pour chaque 2 à 2,5 personnes présentes.

Veuillez vous assurer que :

• Le nombre de places de stationnement disponibles est évalué et comparé au nombre de véhicules attendus.
• Des mesures sont prises à l’avance pour répondre aux besoins de stationnement excédentaire. Pour la plupart des événements, le stationnement sur place devrait être privilégié afin de minimiser les répercussions sur le public.
• Les rues et terrains avoisinants où le stationnement est permis sont pris en considération.
• Du personnel ou des bénévoles désignés sont présents dans les zones de stationnement et les zones interdites au stationnement afin de fournir aux participants les renseignements et indications nécessaires.
• Un service de navette est offert lorsque le stationnement est situé à l’extérieur du site de l’événement.

Les organisateurs doivent prévoir un nombre minimal de places de stationnement accessibles conformément aux exigences suivantes :

Promotion et communications

Enseignes

Une autorisation est requise pour installer toute enseigne ou bannière sur une propriété municipale, y compris le long des routes provinciales et des routes de comté. Une lettre précisant le type de signalisation proposée ainsi que son emplacement sur ou au-dessus des routes doit être jointe à la présente demande. Les demandes concernant les routes municipales seront examinées et approuvées par le coordonnateur des événements communautaires. Les demandes d’installation d’enseignes doivent être conformes au Règlement sur les enseignes no 2018-18 du Canton de Champlain.

Pour l’installation d’enseignes le long des routes de comté, les organisateurs doivent communiquer avec les Comtés unis de Prescott et Russell. Pour les enseignes le long des routes provinciales, les organisateurs doivent communiquer avec le ministère des Transports de l’Ontario. 

Site Web

Le Canton de Champlain offre unCalendrier des évènements permettant de promouvoir gratuitement votre activité. Les organisateurs peuvent soumettre leur événement directement sur le site Web municipal.

Réseaux sociaux

Le Canton de Champlain s’engage à promouvoir les événements communautaires sur ses plateformes de médias sociaux@Champlain.ON. Pour ajouter votre événement à la page Facebook du Canton de Champlain, veuillez transmettre le lien de votre événement par message privé à @Champlain.ON.

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