Les membres du conseil contribuent aux services de la bibliothèque et à son rôle dans la communauté. Les candidats doivent être citoyens canadiens, résidents de Champlain, âgés de 18 ans ou plus et bilingues.
À propos du Conseil d’administration de la bibliothèque
Le Conseil d’administration de la bibliothèque publique du Canton de Champlain supervise la bibliothèque publique et veille à offrir des services efficaces et bilingues qui répondent aux besoins de la communauté.
La mission de la bibliothèque est d’offrir un accès à l’information, à la littérature et aux idées qui favorisent l’imagination et l’apprentissage.
Le Conseil d’administration est responsable de la gouvernance générale de la bibliothèque. Ses principales responsabilités comprennent :
établir les politiques, les objectifs et les priorités de la bibliothèque;
comprendre les besoins de la communauté en matière de services de bibliothèque et y répondre;
obtenir un financement adéquat et approuver le budget de la bibliothèque avant de le présenter au conseil municipal;
établir les procédures des réunions du conseil et veiller à la tenue de procès-verbaux exacts;
nommer, évaluer et déterminer la rémunération de la direction générale;
travailler avec la direction générale pour assurer le bon fonctionnement de la bibliothèque et atteindre ses objectifs.
Le Conseil d’administration de la bibliothèque publique du Canton de Champlain se réunit chaque mois de janvier à juin et de septembre à novembre dans les bureaux municipaux du Canton de Champlain. Des réunions spéciales peuvent également être convoquées par la présidence ou par deux membres du conseil lorsque nécessaire.
Réunions publiques
Les réunions du conseil sont ouvertes au public, sauf lorsque le conseil est autorisé à se réunir à huis clos pour discuter de questions confidentielles. Dans ce cas, le conseil doit adopter une résolution pour se réunir à huis clos et revenir en séance publique une fois la discussion terminée.
Réunion inaugurale
Au début de chaque nouveau mandat, la direction générale convoque la réunion inaugurale une fois les nominations des membres du conseil confirmées. L’élection de la présidence a ensuite lieu, et la personne élue à la présidence supervise la nomination des membres des comités.
Une présence régulière est importante pour permettre au Conseil d’administration de la bibliothèque de mener ses activités efficacement. Les membres qui ne peuvent pas assister à une réunion doivent en aviser le secrétaire à l’avance.
Si un membre s’absente de deux réunions consécutives, le conseil examinera la situation et décidera si le membre peut continuer son mandat ou si le poste doit être déclaré vacant et signalé au conseil municipal.
La présidence assure la direction du Conseil d’administration, veille au bon déroulement des réunions et des activités du conseil et agit comme représentante officielle de la bibliothèque. Elle préside les réunions du conseil, siège d’office aux comités du conseil, est l’un des signataires autorisés et représente le conseil au besoin.
La présidence ne peut engager le conseil dans une action sans son approbation. Elle est élue lors de la réunion inaugurale pour un mandat de quatre ans.
Le Conseil d’administration de la bibliothèque publique du Canton de Champlain compte de quatre (4) à sept (7) membres, en plus du maire ou d’un autre membre du conseil municipal de Champlain. La majorité des membres doit être présente pour que le conseil puisse mener ses activités.
Si le quorum n’est pas atteint dans les 30 minutes suivant l’heure prévue du début de la réunion, celle-ci est ajournée. Si le secrétaire est informé à l’avance que la majorité des membres seront absents, la réunion sera annulée et tous les membres du conseil en seront avisés.
