Subvention pour les évènements spéciaux

Comment soumettre une demande?

Une demande dûment remplie doit être soumise par le formulaire en ligne du Canton de Champlain.

L'avis d'acceptation sera envoyé après l'approbation du budget du Canton de Champlain. Les délais du processus budgétaire annuel varient, et les demandeurs doivent tenir compte du fait que les approbations pourraient ne pas être accordées dans un délai convenant à leurs événements ou à leurs besoins particuliers.

Les demandes incomplètes ou tardives ne seront pas prises en considération. Les demandes et les documents supplémentaires ne seront pas pris en compte s'ils sont soumis par courriel, par télécopieur ou par copie papier.

Admissibilité

• Les demandeurs doivent être un organisme dont les activités se déroulent principalement dans le canton de Champlain.
• Un organisme peut faire une demande de subvention pour événements spéciaux qui comprend plusieurs événements au cours de l'année, car une seule subvention peut être accordée à un organisme par année.
• Le demandeur peut se référer à la politique sur les événements spéciaux pour plus d'information.
• L'organisme doit démontrer l'existence d'autres appuis financiers et en nature (c.-à-d. collecte de fonds et soutien bénévole).
• Tout financement doit être destiné à des projets futurs. Le financement rétroactif ne sera pas considéré.
• Le renouvellement du financement ne sera disponible que pour les organisations qui se sont conformées aux exigences en matière de rapports des subventions précédentes.
• Le financement garanti ne concerne que l'année fiscale au cours de laquelle l'organisation a présenté sa demande. Elle ne doit pas être considérée comme un engagement du Canton à poursuivre cette subvention dans les années à venir.
• Aucune subvention financière ne sera considérée à moins d'être spécifiquement autorisée par la présente politique. En accordant des subventions, le Canton peut imposer les conditions qu'il juge appropriées à sa seule et unique discrétion.
• Pour une augmentation importante du financement au-delà de 3 %, l'organisme doit justifier l'augmentation et la façon dont les fonds supplémentaires bénéficieront à la communauté.

Exclusions

• Écoles, équipes sportives ou voyages de groupes privés (c'est-à-dire tournois ou activités de la saison régulière)
• Uniformes et vêtements d'équipe
• Organisations politiques, religieuses ou confessionnelles
• Organisations ayant des affiliations politiques
• Conseils et comités
• Événements ayant lieu dans d'autres municipalités
• Événements ouverts uniquement à un public d'intérêt particulier ou pour recruter de nouveaux membres
• Un événement qui fait partie de la programmation régulière de l'Organisation
• Les événements qui comportent des éléments inappropriés, notamment des éléments discriminatoires, violents ou offensants, ou qui ne sont pas autorisés par la loi ;
• Les événements qui sont potentiellement nuisibles à la sécurité publique ou qui peuvent entraîner des dommages aux installations ou lieux publics

Financement

• Les montants des subventions accordées dépendront des fonds disponibles, qui peuvent changer d'une année à l'autre.
• Avant le versement de tout fonds municipal, les bénéficiaires doivent signer une "lettre d'entente", qui précise les conditions de la subvention.
• Les organisations qui reçoivent une subvention seront tenues responsables de la dépense des fonds conformément aux objectifs/plans énoncés.

Les demandes de subvention récurrentes d'une organisation seront évaluées en fonction de la responsabilité financière démontrée par le passé par les demandeurs. Les fonds accordés dans le cadre de ce programme doivent être utilisés aux fins spécifiques décrites dans la demande. Ils ne sont pas transférables entre projets ou groupes sans l'approbation préalable du Conseil, et seule une augmentation annuelle maximale de 3 % sera accordée sans justification. Pour une augmentation significative du financement au-delà de 3 %, l'organisme doit justifier l'augmentation et la façon dont les fonds supplémentaires profiteront à la communauté.

Étant donné que la subvention peut impliquer une demande en nature et l'utilisation d'installations municipales, les demandeurs ne peuvent recevoir qu'une seule subvention par an et ne peuvent recevoir qu'une partie des fonds demandés.

Dépenses inadmissibles

Sans limiter le pouvoir discrétionnaire du Canton, les coûts suivants sont des dépenses inadmissibles et ne peuvent donc pas être payés par une subvention municipale :

• Frais de gestion des événements
• Frais de fonctionnement courants de l'Organisation
• Droits de musique/de représentation
• Salaires de gestion
• Voyages
• Frais de fonctionnement de l'organisation ou gestion du déficit

Reconnaissance du financement

La reconnaissance publique de la contribution du canton est une condition préalable à l'obtention d'une subvention. Cette condition reste applicable même lorsque les fonds sont administrés par un tiers. Les organisations sont tenues de reconnaître le soutien de la municipalité par les moyens suivants :

• Afficher le logo fourni par la municipalité sur tous les documents imprimés et les distributions électroniques.
• Incorporer le logo du Canton de Champlain sur le site Web de l'organisme.
• Partager un message sur les médias sociaux avant et après l'événement pour reconnaître la contribution du Canton.
• Fournir des preuves (telles que des photos, des captures d'écran ou des lettres) à l'agent de développement communautaire avant ou après l'événement, démontrant la reconnaissance du soutien de la municipalité.
• Dans le cas des événements, consentir à l'installation d'une bannière « Appuyé par le canton de Champlain » à un endroit sur place déterminé par la municipalité.

Les logos de Champlain sont disponibles sur demande et seront envoyés avec la lettre d'entente. Il est impératif que seuls les logos fournis par l'agente des communications soient utilisés, et toute modification de couleur, distorsion, étirement ou inclinaison du logo dans quelque format que ce soit est strictement interdite.

Si l'organisation ne reconnaît pas adéquatement le financement de la municipalité, elle risque de ne plus être admissible à d'autres possibilités de financement.

Permis d'évènement spécial

L'organisme doit remplir un formulaire d'événement spécial 90 jours avant l'événement.

 Consultez la Politique sur les événements spéciaux pour plus d'information. Les organismes qui reçoivent un financement doivent demander un soutien en nature dans la demande de subvention. Le soutien en ressources humaines et matérielles pourrait être refusé si la demande est constamment oubliée et faite les semaines précédant l'événement.

Exigences en matière de rapport

Les bénéficiaires d'une subvention doivent présenter un rapport sur l'utilisation de la subvention et sur l'impact qu'elle a eu. Le formulaire de rapport final sera fourni avec l'octroi de la subvention.

Les organismes qui reçoivent un financement doivent présenter un rapport final sur la façon dont le financement est dépensé et sur l'impact qu'il a eu. Le formulaire de rapport final sera fourni avec la subvention accordée. Le rapport final doit être soumis au Canton dans les 60 jours suivant la fin de l'événement.

Le canton se réserve le droit de demander des informations supplémentaires.

Veuillez noter que si le rapport final n'est pas reçu, l'organisme pourrait ne plus être admissible au financement.

Protection municipale d'assurance responsabilité

Tous les organismes récipiendaires d’une subvention doivent se munir d’une assurance qui couvre adéquatement la propriété, le risque général et/ou un évènement où de l’alcool est servi en prenant soin de nommer le canton de Champlain à titre de partie assurée supplémentaire. On peut déroger à cette disposition lorsque les évènements spéciaux sont gérés conjointement/ou autrement protégés par la police (d’assurance) en vigueur pour la municipalité. À son unique discrétion, le Canton établira le niveau d’assurance requis, soit par le biais du bureau de la direction générale, soit par voie de résolution du Conseil.