Comités et conseils d'administration

Le comité est composé de cinq membres non-élus qui ont été nommés au sein des quartiers suivants:

• 1 membre du quartier 1 - Vankleek Hill
• 1 membre du quartier 2 - L'Orignal
• 1 membre du quartier 3 - Longueuil
• 2 membres du quartier 4 - Hawkesbury Ouest

Idéalement, ces personnes auraient une connaissance générale de la Loi sur l’aménagement du territoire, du Plan officiel des aires urbaines du canton de Champlain, du Plan officiel des Comtés unis de Prescott-Russell ainsi que du règlement de zonage du canton de Champlain.

La nomination de ces personnes sera en vigueur pour la même période que le mandat du Conseil, à moins que le Conseil n’en décide autrement. Les membres y siégeront jusqu’à ce que leurs successeurs soient nommés. Si un membre cesse de l’être avant la fin du mandat, le Conseil nommera une autre personne au comité pour ce qui reste de la période.

Le mandat d’un membre se termine lorsque cette personne s’absente sans raison valable pendant trois réunions consécutives. Son mandat se terminera à la fin de la troisième réunion à laquelle elle n’assiste pas. De plus, le mandat d’un membre se termine lorsque cette personne n’est plus résidente du canton. Enfin, n’importe quel membre peut démissionner du comité en formulant une lettre à cet effet et en la faisant parvenir au secrétaire-trésorier du comité.

Un poste vacant au sein du comité, une absence ou l’incapacité d’action (le conflit d’intérêts) d’un membre ne diminuent en rien les pouvoirs dont disposent le Comité ou les membres restants.

La rémunération des membres du Comité de dérogation mineure du canton de Champlain est fixée au même taux que celle des membres du conseil municipal lorsque ces derniers se rendent aux réunions de leur comité de liaison respectif.

Le Comité compte cinq personnes; conséquemment, trois personnes constitueront le quorum.

L'horaire des réunions sera déterminé après avoir reçu une demande de dérogation mineure; elles se dérouleront normalement, le mardi, à 18 h, à l'Hôtel de Villle au 948, ch. Pleasant Corner est.

Le Comité nommera un de ses membres à titre de président.e. Lorsque le.la président.e est absent.e en raison de maladie ou autre incapacité, le Comité peut nommer un autre membre afin d’agir en tant que président.e par intérim. Le ou la président ou présidente n’a pas l’autorité de prendre des décisions par lui-même ou elle-même; il ou elle ne peut que présider une réunion de façon juste et efficace afin que la volonté de la majorité l’emporte, une fois que les membres minoritaires auront eu la chance d’exprimer leur point de vue.

Secrétaire-trésorier.ère

Le ou la secrétaire-trésorier.ère du comité de dérogation du canton de Champlain sera le ou la greffier ou greffière du Canton de Champlain. Le.la secrétaire-trésorier.ère devra conserver des archives des procès-verbaux et de toutes les demandes ainsi que des décisions qui ont été prises, de même que de tous les sujets officiels dont traite le comité.

Le directeur général convoque la réunion inaugurale du conseil d'administration de la Bibliothèque publique du canton de Champlain pour chaque nouveau mandat, dès la réception de la confirmation des nominations au conseil d'administration par le greffier municipal et d'un règlement du conseil municipal.

La réunion annuelle du conseil de la Bibliothèque publique du canton de Champlain a lieu en décembre de chaque année. Le secrétaire préside et dirige les élections au poste de président tous les quatre ans, conformément aux règles de procédure de Robert et à la Loi sur les municipalités de l'Ontario. Le président assume la présidence pour la nomination des membres du comité.

Les réunions ordinaires du conseil d'administration de la Bibliothèque publique du canton de Champlain ont lieu chaque mois de janvier à juin et de septembre à décembre, à moins qu'il ne s'agisse d'un jour férié, public ou civique, et dans ce cas, le conseil se réunit à la même heure à une date convenue lors de la réunion précédente du conseil. Les réunions ordinaires ont lieu dans les bureaux municipaux du canton de Champlain.

Le président ou deux membres du conseil peuvent convoquer une réunion spéciale du conseil en donnant à chaque membre un avis écrit raisonnable, précisant le but pour lequel la réunion est convoquée, qui doit être le seul sujet traité à la réunion. Malgré toute autre loi, les réunions du conseil sont ouvertes au public, sauf si le conseil estime que des questions financières ou relatives au personnel peuvent être divulguées lors d'une réunion.

Lorsque le conseil détermine que des questions doivent être traitées en l'absence du public ou d'un membre du personnel, une motion de passage à huis clos doit être proposée, appuyée et approuvée par un vote majoritaire. Les motions de passage à huis clos ne sont pas discutables. À la fin de la séance à huis clos, une motion doit être proposée, appuyée et approuvée par un vote majoritaire pour revenir à la séance publique. Une motion visant à confirmer les motions approuvées pendant la session à huis clos doit être présentée.

La présence assidue de tous les membres du conseil d'administration aux réunions du conseil d'administration est essentielle au bon déroulement des opérations du conseil. Si un membre doit s'absenter d'une réunion, il doit en informer le secrétaire avant le jour de la réunion.

Si un membre s'absente pendant deux (2) réunions consécutives, le conseil doit considérer les circonstances de son absence et soit aviser le conseil municipal que le siège est vacant, soit adopter une résolution autorisant cette personne à demeurer membre du conseil jusqu'à la prochaine réunion.

Le président du conseil d'administration de la Bibliothèque publique du canton de Champlain agit en tant que représentant officiel de la bibliothèque et, en tant que leader du conseil, assure le bon fonctionnement du conseil et la bonne conduite des opérations du conseil, conformément à la législation appropriée et aux règles de procédure prescrites.
Le président est également responsable de:

• Présider les réunions ordinaires et extraordinaires de la Commission conformément à la Loi sur les bibliothèques publiques,1990, chapitre P.44 et aux autres lois pertinentes, ainsi qu'aux règles de procédure adoptées par la Commission.
• Servir en tant que membre d'office de tous les comités du Conseil.
• Agir en tant que signataire autorisé de tous les documents relatifs aux affaires du Conseil.
• Représenter le Conseil, seul ou avec d'autres membres du Conseil, à toute réunion publique ou privée afin de conduire, promouvoir ou compléter les affaires du Conseil.
• Déterminer la responsabilité des comités pour traiter les questions qui se posent lorsqu'il n'est pas clair quel comité est responsable, sous réserve d'une confirmation éventuelle par le Conseil.
• S'assurer que les postes vacants au sein des comités du Conseil sont pourvus aussi rapidement que possible. Le président ne doit pas engager le Conseil dans une action quelconque en l'absence d'une autorisation spécifique du Conseil.
• Le mandat du président du conseil de la Bibliothèque publique du canton de Champlain est de quatre ans. L'élection a lieu lors de la réunion inaugurale du conseil.

Comme le conseil d'administration de la bibliothèque publique du canton de Champlain est composé d'au moins 4 et d'au plus 7 membres, plus le maire du canton de Champlain (ou un autre membre du conseil de Champlain), trois membres ou plus constituent la majorité des membres du conseil. Les affaires du conseil ne peuvent être traitées que lors d'une réunion à laquelle la majorité des membres du conseil sont présents.

Si le quorum n'est pas atteint dans les trente minutes qui suivent l'heure fixée pour la réunion, le secrétaire inscrit le nom des membres du conseil présents et la réunion est ajournée jusqu'à la prochaine réunion ou jusqu'à la convocation d'une réunion spéciale.

Si la majorité des membres du Conseil sont informés de leur absence prévue à une réunion, le secrétaire doit aviser tous les membres du Conseil que la réunion est annulée.